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2024年4月6日发(作者:)
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常见公文写作和文件排版
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格式
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(2011年2月)
常见公文写作格式和文件排版格式
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公文有狭义和广义之分。狭义的公文特指《国家行政机关公
文处理办法》中规定的13种行政公文和《中国共产党机关公文
处理条例》中规定的14种党的主要公文。广义的公文则涵盖了
全部通用公文和专用公文。
1.文种
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全国党的机关公文以中共中央办公厅发布自1996年5月3
日起施行的《中国共产党机关公文处理条例》规定为准,全国党
的机关公文文体主要有决议、决定、指示、意见、通知、通报、
公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要等14个
种类;国家行政机关公文以国务院办公厅发布自2001年1月1
日起施行的《国家行政机关公文处理办法》规定执行,国家行政
机关公文文体主要有命令(令)、决定、公告、通告、通知、通
报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等13个种
类。文种方面存的问题有三个。一是党政混用文种。决议、指示、
公报、条例、规定为党的机关公文专用,命令、公告、议案为行
政机关公文专用,不可混用。二是生造文种。把没列为文种的公
文种类作为文种使用。党的机关除《条例》所确定的文种外均不
可直接行文,但可作为"印发"、"颁发"式"通知"的"附件"行文。
例如,《关于技术练兵比武的办法》可以改成《××关于印发技
术练兵比武的办法的通知》,不能作为文种使用的还有"总结"、"
计划"、"安排"、"要点"、"细则"等。三是"请示""报告"""函"混
用。例如:《××关于办公自动化所需经费的报告》是要求上级
解决问题,应该用"请示"而不是"报告"。报告是"向上级机关汇
报工作、反映情况、答复上级机关的询问"的,不需要回复;而
请示是"向上级机关请求指示、批准"的,需要回复。有时也存在
"请示"和"函"混用。《办法》规定:不相隶属单位之间相互商洽
工作、询问和答复问题,请求批准和答复审批事项是用函。可是
有的单位为了办事顺利,向不相隶属的有关主管部门请求批准
时,故意将"函"用成"请示",如"××县办公室关于追加2006年
度办公经费的请示"(给县财政局),应改为"××县办公室关于
追加2000年度办公经费的函"。
2.纸张和排版
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《中国共产党机关公文处理条例》、《国家行政机关公文处理
办法》公文的书面格式划分为眉首、主体、版记三部分,并分为
秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签
发人、标题、主送机关、正文、附件说明、抄送机关、印发机关
和印发日期等7个要素。臵于公文首页红色反线(又称间隔横线)
以上的各要素统称眉首;臵于红色反线(不含红色反线)以下至
主题词(不含主题词)之间的各要素统称主体;臵于主题词以下
的各要素统称版记。
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《中国共产党机关公文处理条例》、第九条规定,公文用纸可采
用16开型(宽184mm×长260mm),也可采用国际标准A4型(宽
210mm×长297mm)。国家机关公文用纸的采用A4型纸。
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采用A4型纸的页边和版心尺寸为:天头(上白边)为:37mm
±1mm”,订口(左白边)为:28mm±1mm,地脚(下白边)为:
35mm±1mm”,翻口(右白边)为:25mm±1mm”,版心尺寸为:156mm
×225mm(不含页码)”。正文用3号仿宋体字,一般每面排22行,
每行排28个字。
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采用16开型纸的页边和版心尺寸为:天头(上白边)为:
40mm±1mm”,订口(左白边)为:25mm±1mm,地脚(下白边)
为:25mm±1mm”,翻口(右白边)为:20mm±1mm”。正文用3号
仿宋体字,一般每面排20行,每行排25个字。
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公文的装订要求左侧装订,订位为两钉订眼距书心上下各1/4
处,允许误差±4mm.钉锯与书脊间的距离为3mm~5mm,一般为
4mm。
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公文的页码标识,要求用4号半角阿拉伯数字,数码左右各
放一条4号一字线,一字线距版心下边缘7mm.单页码居右空1
字,双页码居左空1字,空白页和空白页以后的页不标页码。
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3.发文机关标识(文头)
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又称“版头”,《中国共产党机关公文处理条例》规定:版头
“由发文机关全称或者规范化简称加文件二字或者加括号标明
文种组成,用套红大字居中印在公文首页上部”。发文机关标识
原则上应使用宋体字或黑变体字和红色标识,字号以醒目美观为
原则由发文机关酌定,推荐使用高22mm×宽15mm字体。上报的
公文,发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm.目前有的文件
版头不规范。县级以上行政区域名称前不必要再加上一级行政区
域名称。如“××县档案局”,不必写为 “××省××县档案局”
或“××市××县档案局”。同级机关或部门可联合行文,联合
行文版头可以用主办机关名称,也可并用联署机关名称。联合同
级别机关,一般按党政军群的顺序排列。发文字号只标明主办机
关发文字号。而在实际操作中,有些单位往往是没有联合机关专
用红色文头,打印“黑头”文件,严重影响了公文的严肃性。
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4.发文字号
发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。发文字号一般
在发文机关标识下空2行处,用3号仿宋体字标注并居中排布(不
与签发人时)。机关代字应当反映发文机关或部门的性质,不可
有几种写法。年份、序号用阿拉伯数字标识。目前存的问题有:
一是“字”和“发”混淆不清。党政机关代字多为“××发”,
职能部门代字多为“××字”。二是“„‟”不对,年份应标全称,
用六角括号“„‟”括住,六角括号(„‟)可在word软件“插入
符号”中选取,不能用“()”;三是序号编虚位,将“5号误编为
005号;四是加“第”字。如方发„2006‟5号写为”方发„2006‟
第5号”
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5.签发人
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上报的公文需标识签发人姓名,签发人姓名平行排列于发文
字号右侧。发文字号居左空1字,签发人姓名居右空1字:“签
发人”用3号仿宋体字,“签发人”后标全角冒号,冒号后用3
号楷体字标识签发人姓名。
6.红色反线
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红色反线一般标印在发文字号之下4mm处,其长度与版心等
宽(即16开110mm-145mm,A4在156mm左右)。需要注意的是,
党委的可在红色反线中间标★,政府序列不标★。
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7.标题
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标题由发文机关名称、公文主题和文种组成。一般都要写全。
省略发文机关有两种情况,一是机关内部使用的公文,标题中省
略在落款处写机关名称;二是法规类公文。令、命令等为了庄重
简练省略事由。公布张贴性的通告、通知等公文为了醒目,发文
机关事由可同时省略。普遍存在的问题有五个:一是不写发文机
关名称,以为文头印了发文机关,标题就可省略的,这时错误的。
二是滥用标点符号。公文标题中除法律、法规、规章名称加书名
号外,一般不使用标点符号。三是多层转发,语意难解。如某县
级机关转发市级机关已经转发的《山西省民政厅关于加强民政工
作的通知》,其标题拟为《××县民政局关于转发××市民政局
关于转发山西省民政厅关于加强民政工作的通知的通知》,一个
标题中出现多个“关于”和多个“通知”,使读者不知所云,可
通过省略一个通知字样的方式来“消肿”,改为《××县民政局
转发山西省民政厅关于加强民政工作的通知》。四是批转、转发、
印发文件选词不当。下发行政法规、规章的公文标题用“发布”
或“印发”,下发隶属机关的公文标题用“批转”,下发上级、同
级和不相隶属机关的公文标题用“转发”,贯彻上级机关发出的
公文的标题,应将事由写清楚,而不能只写原文发文字号。五是
对公文主题的把握不准确、不全面。对起限制、修饰和说明的时
间名词、程度副词和介词结构等使用不当,从而造成了公文标题
事由不清楚、不准确,如"××县工商局关于摆摊设点的决定",
此"决定"对摆摊设点究竟是"禁止"还是"准许"、摆设地点等不明
确、不具体,根据该文的内容,应改为"××县工商局关于禁止
在城区繁华地带随意摆摊设点的决定"。
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公文标题一般标识在红色反线下空2行处,用2号宋体字居
中排布。有两个发文机关的机关名称可横排也可纵排,纵排要上
下对齐。公文标题如果字数偏多,需要分行排列,分行时须注意
不要把各行上下对齐排成等长,有二行时可上短下长或下短上
长,有三行以上时,可排成金字塔式、倒金字塔式或瓶式,不得
将两个字以上的词拆开排在不同行的首尾。总之标题的排布要做
到词义完整、排列对称、间距恰当。
8.主送机关
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主送机关是指公文的主要接收机关,应当使用全称或者规范
化简称、统称。普遍存的问题:一是主送机关“一逗”或“一顿”
到底。主送机关较多,应按其性质、级别和有关规定或惯例依次
排列,同性质或同级别的机关之间用顿号,不同性质或不同级别
的机关之间用逗号。比如国务院对下行文,其主送机关的排列形
式是:“各省、自治区、直辖市人民政府,国务院各部委、各直
属机构”。二是位臵选择不对。主送机关一般在标题下空1行、
左侧顶格用3号仿宋体字标识,回行时仍顶格,最后一个主送机
关名称后标全角冒号。意见、决定、条例的主送机关标注在版记
中的主题词之下、抄送之上。其余类别的公文,如果主送机关名
称过多而使公文首页不能显示正文时,应将主送机关名称移至版
记中的主题词之下、抄送之上,标识方法同抄送。向上级机关请
示只写一个主送机关;向下级部分机关发送的公文,如果发送机
关少,可将发送机关名称全部写上,发送机关多,可采用“各有
关部门和单位”等办法概写。三是党政不分。党委行文对政府系
统,党政联合行文对党委。中共中央行文主送单位可为“各省、
自治区、直辖市党委,各大军区党委,中央各部委,国家机关各
部委党组,各人民团体党组”;国务院行文可为“各省、自治区、
直辖市人民政府,国务院各部委、各直属机构”;中共中央、国
务院联合行文可为“各省、自治区、直辖市党委和人民政府,各
大军区党委,中央和国家机关各部委,各人民团体”。
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9.正文
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正文用3号仿宋体字,每自然段左空2字;数字、年份不能
回行。普遍存在的问题:一是引用公文文号格式不对。应当先引
标题,后引发文字号。如,"据×办„2006‟12号文《关于××
××××的通知》",其引用文号的方法就是不符合规定的,正
确的引用方式应为据《关于××××××通知》(×办„2006‟
12号)。二是文件层次结构不对。用数字表示多层次结构序数,
其标识方法为:第一层用“一、”“二、”“三、”……第二层用“(一)”
“(二)”“(三)”…… 第三层用“1.”、“ 2.”、“ 3.”…… 第
四层用“(1)”“(2)”“(3)”……目前一些公文序数数词仍然存
在使用不规则的情况,要注意序数数词的写法,"一、"下面是顿
号,"1."下面是圆号,而"(一)"和"(1)"括号外面是不带顿
和点号。意见等公文为了便于查阅引用,第一层用“一、”“二、”
“三、”……第二层用“1.”、“ 2.”、“ 3.”一条龙排队。三是
结束语。颁发性、转发性、指示性的通知,因提出了具体的执行
要求(如请贯彻执行,请遵照执行)。意尽言止,自然结束。任
免性通知,属告知性质,最后用“特此通知”回行空两格作结。
通告可写“特此通告”。公告可写“现予公告”。请示可写“以上
请示如无不妥,请批转有关单位贯彻执行”“可否,请批示”“当
否,请指示”“请审批”。批复可写“此复”。函可写“特此函告”
“请研究后函复”“请同意”“请批准”。
10.附件
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公文如有附件,应在正文下空一行左空2字的位臵用3号仿
宋体字标识“附件”,后标全角冒号和名称。附件名称后不加标
点符号。附件应在公文成文日期之后,另起一页与正文一起装订,
并在附件左上角第二行顶格标识“附件”,有序号时还要标识序
号,比如“附件1”、“附件2”等。普遍存在的问题是:在一些
转发、印发的文件中,将附件臵于版记(公文主题词以下)之后,
这是错误的。因为转发性的文件和被转的文件在形式上是正件是
附件的关系,实质上都是正件,因主要政策规定在被转发、印发
的文件之中。
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11.成文时间
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成文时间以负责人签发和会议通过的时间为准,不能以文件
起草时间为准。行政机关公文《标准》规定公文成文时间应用汉
字将年、月、日标全,“○”不能写为“零”,一般臵于正文右下
方。中国共产党机关公文未明确,根据惯例一般用数字标全。成
文日期具体的上下位臵依印章来定,左右位臵由字数来定,一般
右空2-4字。
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12.署名和印章
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单一机关制发的公文在落款处可不署发文机关名称只标识
成文时间并加盖印章(党的机关公文署名)。
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公文除会议纪要、和普发性文件外,均应加盖印章。公文所盖的
印章一定要与发文机关的名称一致,因故需用别的印章代替时,
应注明“代”字。加盖印章应端正、居中下压成文时间。正确的
盖章方式有:(1)下套方式。当印章文字环行排列、下弧无文字
时,采用下套方式,即仅以下弧压在成文日期上;(2)中套方式。
当印章下弧有文字时,采用中套方式,即印章中心线压在成文时
间上。当联合行文需加盖两个印章时,应将成文时间拉开,主办
机关印章在前,两个印章均压成文日期。要注意只能采用同种加
盖印章方式,以保证印章排列整齐。两印章互不相交或相切,相
距不超过3mm.
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当公文排版后所剩空白处不能容下印章位臵时,应采取调整
行距、字距的措施加以解决,务必使印章与正文同处一面,不得
采取标识“此页无正文”的方法解决。[新《办法》规定]
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13.附注
附注一般是对公文的发放范围、使用时需注意事项等情况的
说明,比如“此件发至省、军级”、“此件发至县、团级”等。公
文如有附注,一般用3号仿宋体字,居左空2字加圆括号标识在
成文时间下一行。按照《国家行政机关公文处理办法》规定,请
示性的公文应当在附注处注明联系人和联系电话。
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14.主题词
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“主题词”用3号黑体字,居左顶格标识,后标全角冒号;
词目用3号小标宋体字,词目之间空1字,不用标点分隔。一般
情况下,一篇公文可标1~5个主题词,但最多不超过5个。上
报的公文按上级部门的主题词表选用。在词表中找不出准确反映
主题内容类属的词时,应在确定词的后面加△,以便区别。
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15.抄送机关
公文如有抄送,则在“主题词”下一行,左空1字用3号仿
宋体字标识“抄送”,后标全角冒号;抄送机关间用逗号隔开,
回行时与冒号后的抄送机关对齐;在最后一个抄送机关后标句
号。排列顺序一般为:上级机关单排一行,党政机关、军事机关、
人民团体、民主党派等合排一行,人大、政协、法院、检察院等
合排一行,其他单位合排一行。实际中,同级机关也可按党委、
人大、政协、法院、检察院、其他单位的顺序排列。如果主送机
关移至“主题词”之下,标识方法同抄送机关。普遍存在的问题
是:一是抄送、抄报同时混用。抄送是指主送机关之外的其他需
要告知公文内容的上级、下级和下相隶属机关。不少单位对上级
单位抄送文件时仍然沿用"抄报"一词。目前,公文无论是对上级
还是对下级抄送,概用"抄送"一词。不再使用"抄报"一词。二是
抄送栏中重复出现主送机关名称。
16.印发机关和印发时间
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印发机关多数不以行文机关名称出现,而只用机关办公室名
称。印发机关位于抄送机关之下占1行位臵,用3号或4号仿宋
体字。印发机关左空1字,印发时间右空1字。印发时间以公文
付印的日期为准,用阿拉伯数字标识。
17.份数
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份数臵于印发时间之下,右空3字,用3号仿宋体字和阿拉
伯数字标识。政府机关公文按新《办法》规定已经取消了"份数"。
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