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WPS高级教程
- WPS表格
- 第一章 走进WPS2019表格软件的世界
- 第一节 数据录入基础
- 第二节 表格样式布局
- 第三节 数据分析必备
- 第四节 表格函数计算
- 第五节 常用图表制作
- 第六节 高效操作技巧
- 第二章 走进WPS2019演示软件的世界
- 第一节 幻灯片的基础操作
- 第二节 幻灯片的段落排版
- 第三节 幻灯片的页面布局
- 第四节 音视频表格与图形
- 第五节 配色、美化与动画
- 第七节 常用操作技巧
WPS表格
第一章 走进WPS2019表格软件的世界
第一节 数据录入基础
- 数据隔行隔列输入
- Enter 隔行输入;Tab隔列输入;
-
行列的插入、删除、隐藏和取消隐藏
-
填充柄快速录入
-
设置单元格格式批量转换数据
ctrl+1 进入单元格设置;
- 单元格格式有:数值、货币、会计专用、日期、时间、百分比、分数、科学计数、文本、特殊。
- 设置录入条件和下拉菜单
选中区域——数值——有效性; - 妙用填充柄ctrl+D填充法
- ctrl+shift+↑ :向上快速选择;
- ctrl+D :快速向下复制粘贴;
- 智能填充Ctrl+E实用填充快捷键;
- 提取字符:如果从身份证上提取生日,先在第一行输入正确的生日。【开始】——【填充】——【智能填充】、快捷键为【ctrl+E】
- 替换字符:
- 添加字符;
- 合并字符;
- 重组字符;
- 单元格内换行 自动换行
- 单元格内换行:Alt+Enter
- 自动换行:【开始】——【自动换行】
第二节 表格样式布局
- 内容布局基础
- 添加序号
- 添加边框:ctrl+1可以设置单元格格式
- 添加标题:【开始】——【合并居中】
- 设置对齐:对齐方式分为“居中”、“居右”、“居左”、“两端对齐”;
- 调整字体:常用微软雅黑,正文字号常用12和14号字体;(列宽不够时会显示##字样,双击列标右下角)
- 一键调整 行高列宽表格大小
- 点击一下单元格左上角三角形标志全选表格区域,此时任意的拖动一个行高和列宽,整个表格的行高和列宽都会进行同样的调整。
- 调整好一个合适的行高列宽的单元格,然后在【开始】——【行和列】。
- 如果超过打印范围,可以在【开始】——【自动换行】。
- 智能套用 表格样式设计
- 设置表格样式的基础操作是:【开始】——【颜色填充】(字体颜色设置也相同)
- 套用表格样式:【开始】——【表格样式】,选择一个表格样式套用即可。
- 选中表格区域,快捷键CTRL+T也可进行设置。
- 隐藏网络线:【视图】点击取消勾选“显示网络线”。
- 格式刷 批量调整样式
- 格式刷基础的使用方法是:按住鼠标左键选中已经设置好样式的单元格,【开始】——【格式刷】,点击另一个单元格区域,发现格式马上复制过去了
- 双击格式刷可以固定格式刷,可以无限次套用格式至其他单元格,按Enter取消格式刷;
- 快速隔行填充:复制两行单元格,单击格式刷,框架套用格式单元格区域。
- 冻结行列窗格 看数据必备
- 冻结首行首列:【开始】——【冻结窗口】——【冻结首行】。
- 取消冻结的方法是点击【开始】——【冻结窗口】——【取消冻结窗口】。
- 冻结多行多列:选中某个单元格,此时冻结窗口就可以看到“冻结至某行某列”。
- 斜线表头 展示项目名称
- 设置斜线表头:单击右键【单元格格式】——【边框】,用空格键调整位置;
- 快速分列 数据妙整理
- 分列:【数据】——【分列】;
- 横排转竖排 数据更清晰
- 横排转竖排:CTRL+A复制单元格内容。再单击右键——【选择性粘贴】——【内容转置】;
- 如何批量删除 表格空白行
- 使用定位工具:第一步:【开始】——【查找】——【定位】;可以使用组合键【CTRL+G】;第二步:在定位框中,选择条件为空值,右键——删除——整行即可。
- 当表格既有空行又有空白单元格时,可以使用COUNTA函数:第一步,在表格右侧新建一列辅助列,选中名称框。第二步,在公式栏中输入“=COUNTA(X,Y)”然后按“ctrl+Enter”键全部填充。第三步,点击【开始】——【筛选】按钮,将数值为零的行筛选出来,删除即可。
第三节 数据分析必备
- 如何快速 查找与替换数据
- 查找:【CTRL+F】
- 替换:【CTRL+H]
- 快速定位 查阅数据
- 第一种方法:【Ctrl+home】定位到第一个单元格。【Ctrl+↑】【Ctrl+←】也可以;
- 第二种方法:【Ctrl+end】定位到最后一个单元格。【Ctrl+↓】【Ctrl+→】也可以;
- 数字按大小排序 文字首字母排序
- 首先框选需要排序的数据,单击【单击】——【排序】下拉选择【降序】,在排序编辑框中可选择【扩展选定区域】或【以当前选定区域】,【以当前选定区域】的意思是只对当前列的数据排序,选择【扩展选定区域】。
- 单击【自定义排序】,主要关键字选择需要的列。
- 快速筛选分类数据
- 选中“测试项目”单元格,在菜单栏【开始】——【筛选】或使用【Ctrl+shift+L】设置。
- 巧用重复项 快速去重
- 第一步:选中表格,点击【数据】——【重复项】点击设置重复高亮项。第二步:再次选择【重复项】——【删除重复项】
- 如何避免重复录入:第一步,鼠标选中要防止数据重复输入的单元格,点击【数据】——【重复项】,选择“拒绝录入重复项”。
- 智能汇总 自动分类汇总
- 首先,要先对测试项目进行排序,这一步是必要的,否则分类汇总可能出错,点击【数据】——【升序】,对表格进行排序,这一步是必要的。
- 然后【Ctrl+A】全选表格数据区域,【开始】——【分类汇总】;
- 求和快捷点 ALT+=
- 选中需要求和的数据列的下一行,输入【ALT + =】,马上求和完成了。
- 超快捷的数据核对法 找差项
- 【Ctrl+A】全选第一个表格,【Ctrl+c】。
- 【Ctrl+A]全选另一个表格,【右键】——【选择性粘贴】,选择减。如果两个相减为非零的值。
第四节 表格函数计算
- 表格计算入门 函数加减乘除
- 函数的输入方式有三种:在编辑栏输入、在单元格输入、点击插入函数。
- 函数的类别分为:财务、日期与时间、数学与三角、统计、查找与引用、数据库、文本、逻辑、信息、工程。
- 计算总分:加法 sum(单元格:单元格);减法:IMSUB(单元格:单元格);
- 乘法对应PRODUCT(单元格,单元格);除法:PRODUCT(单元格,1/单元格);
- 函数基础知识 相对绝对混合引用
- 相对引用:复制单元格公式时,公式随着引用单元格的变化而变化。
- 绝对引用:复制公式随着引用单元格的位置变化而不会变化,用F4添加绝对引用;
- 混合引用:以上两种引用都使用叫绝对引用。
- 工作中常用的三个函数
- VLOOKUP函数是一个查找函数:语法结构是=VLOOKUP(查找值,数据表,列序数,匹配条件)
eg:查找“张小敬”,数据表是整个表格区域,列序数是成绩所在的列序数。匹配条件,精确查找为FALSE,模糊查找为TRUE。
最后一个关键步骤,选中数据表区域,按下F4添加绝对引用。 - IF函数是一个判断函数,可以判断值是否满足给定条件。语法结构是=IF(测试条件,真值,假值)。
- SUMIF函数是一个求和函数,可以根据条件求和。语法结构是=SUMIF(区域,条件,求和区域);
eg:区域我们选择“张小敬”这个条件区域,填入姓名列;条件是我们定义的条件,求的是张小敬的勋章数,条件为张小敬。求和区域填入勋章列,最后选中区域、求和区域,按下F4添加绝对引用。
- 函数快速求和 平均数最值
- 平均数:输入=AVERAGE(),选择数据区域,计算完成!
- 最大值:=MAX();
- 最小值:=MIN();
- 实用统计函数 实现高效统计
- COUNT函数是一个计数函数,输入=COUNT(),选中数据区域,就能快速计数了。但COUNT()函数只能统计文字和其他格式的都不能统计。
- COUNTIF函数是一个条件计数函数,语法结构=CIOUNTIF(区域,条件);条件记得加英文双引号;
- 制作函数日历 实时日期时间表
- 若要在表格中插入当前日期,输入=TODAY(),按回车键。每次重新打开表格,都会刷新当前日期,也可按F9刷新。
- 若要输入当前日期和时间,输入=NOW(),按回车即可。每次重新打开表格,都会刷新当前日期,也可按F9刷新。
- 要计算当前日期距离国庆多少天。在开始日期输入=TODAY(),终止日期输入2019年10月1日。
输入=DAYEDIF(开始日期,终止日期,比较单位),比较单位可选三项:Y代表年,M代表月,D代表天。
输入比较单位D时,记得加上英文双引号。
- 实用文本函数 高效整理数据
- RIGHT函数是从右往左计算字符个数来截取字符。eg:截取手机号后四位。输入=RIGHT(数据区,字符个数)。
- LEFT函数是从左往右计算字符个数截取字符,如地址信息前三位字符,输入=LEFT(数据区,字符个数)。
- MID()函数可以从中间某一个值开始,截取任意字符。如提取身份证信息的生日,从第七位开始,截取后面八位数字。
输入=MID(数据区,开始位置7,字符个数8)。
第五节 常用图表制作
- 图标自动生成
- 柱状图用于表示数据的对比和比较;
- 折线图用于表示数据的变化及趋势;
- 饼形图用于表示数据的占比;
- 条形图用于表示数据的排名。
方法:【插入】——【图表】;
- 常用图表 线柱图
- 首先准备好表格数据,
- 第一步,选中数据区域,点击【插入】——【图表】,选择组合图;
- 第二步,选择簇状柱形图-折线图;
- 第三步,勾选折线图后面的“次坐标轴”,将折线图的坐标设置在右边。
- 要自定义坐标轴刻度,双击坐标刻度,在右侧的任务窗格中选择“坐标轴选项”,修改坐标轴最大值。
- 常用图表 目标与实际对比图
- 首先准备好表格数据
- 第一步,选中数据区域,点击【插入】——【图表】——【簇状柱形图】;
- 第二步,双击图表中“实际”的图形,在右侧出现的任务窗格中设置“次坐标轴”。调整系列重叠为100%,调整合适的分类间距。
- 第三步,统一坐标轴刻度,调整最大刻度为两坐标轴中的最大数字。双击左侧坐标轴,在任务窗格中设置最大值为200,然后删除右侧的次要坐标轴。
- 更改图表数据源 快速套用图表
- 第一步,选中图表,单击图表工具选项卡,选中选择数据。
- 第二步,在图表数据区域输入框内重新选定区域,更改数据源。
- 如何制作 动态图表
- 第一步,准备好数据。
- 第二步,添加下拉框。单击插入选项卡,选择组合框。
- 第三步,设置控件,右键——【控件】——【设置对象格式】。
- 第四步,设置控制选项。在数据源区域填入下拉框显示的内容,在单元格链接输入控件控制单元格。
- 第五步,通过INDEX函数进行匹配。输入公式=INDEX(sAs2:sHs4,sAs7,COLUMN())s:表示绝对引用。
- 行列数,表示要引用的行的序数。行列数,可使用COLUMN返回当前单元格所在的列序数。区域序数,对一个或多个单元格区域的引用。
- 如何制作 动态对比图表
- 在此表中,增加一个控件和一组函数返回的数据。具体看5操作。
第六节 高效操作技巧
- 巧用分列 快速整理数据
- WPS表格 数据对比功能
- 巧用条件格式 让数据更直观
- WPS表格常用快捷键
- 快速拆分表格
- 合并表格
常用颜色RGB:
- 银白:233,231,239;
- 靛蓝:6,82,121;
- 茶色:179,92,68;
- 黛紫:87,66,102;
- 黛绿:66,102,102;
- 黯:65,85,93;
- 竹青:120,146,98;
殷红:190,0,47;
藤黄:255,182,30;
第二章 走进WPS2019演示软件的世界
第一节 幻灯片的基础操作
- 制作PPT时 常用的快捷技巧
- PPT的正确制作步骤
- 认识PPT界面布局
- PPT基础操作 快捷键
- 【Ctrl+M】或【Enter】新建幻灯片
- 【CTRL+A]全选幻灯片
- 按住【shift】点选一张幻灯片,再选择另一张幻灯片,它们之间的幻灯片都会被选中;
- 按住【CTRL】键点选幻灯片,批量选中所需幻灯片;
- 【delete】删除选中页;
- 【CTRL+C】复制;
- 【CTRL+V】粘贴;
- 【CTRL+X】剪切;
- 【CTRL+Z】撤销上一步操作;
- 【CTRL+Y】还原撤销操作;
- 【CTRL+G】组合
- 【CTRL+Shift+G】取消组合
- 上下左右箭头 微调对象位置
- 【CTRL+B】文本加粗
- 【CTRL+U】文本添加下划线
- 【CTRL+E】居中对齐
- 【CTRL+L】左对齐
- 【CTRL+R】右对齐
- 【F5】从头开始放映;
- 【Shift+F5】从当前幻灯片开始放映;
- 播放时,单击鼠标或滚动鼠标跳转上下页;
- 按一下B显示黑屏或W显示白屏;
- 再按一下B或W取消;
- Alt+F5显示演讲者视图;
- 【CTRL+S】保存;
- F12 另存为;
- 【CTRL+P】打印;
- 【CTRL+O】打开WPS文件;
- 【CTRL+W】关闭当前文件;
- 快速替换PPT的 文本字体
- 快速替换PPT 指定文本内容
- 如何将文本大纲 转为PPT
第二节 幻灯片的段落排版
- PPT中格式统一 小技巧
- PPT如何设置 背景与颜色填充效果
- PPT排版原则 少即是多
- 提炼关键字,找到内容的焦点;
- 将一页内容分解成多页,让每一页只有一个观点。
- PPT排版 多文字的处理
- 调整文本框:避免横向距离太宽;
- 文字对齐方式:选择两端对齐,适当增加行距(一般使用1.5倍行距);
- 字体:微软雅黑;
- 使用图片或者符号来点缀文本。
- 你也可以使用WPS的【一键速排】功能,在此选择图标添加,对文字快速进行排版。
- 让文字表达更形象的 图示
- 点击一下文本框,在出现的【文本工具】中点击【转换成图示】,或点击文本框右侧的【文本转图示】按钮。
- 点击【插入】——【关系图】,也能找到非常多的图示模板。
- 演示文件如何设置 缩进合间距
- 如何快速设置字体样式
- 如何设置制表位 使内容更整齐
- PPT如何给形状 设置填充与轮廓
- 巧用“节”功能 整理演示文稿框架
- PPT如何给形状 设置填充与模块
- 选中形状,点击【绘图工具】选项卡。若我们需要设置形状的填充效果,点击【填充】按钮。
- 我们可以选择为你推荐的颜色,也可以使用取色器取一样的颜色。或者采用图片或纹理、图案等进行填充。
- 设置完形状的填充效果,还可以设置形状的轮廓,点击【轮廓】按钮,我们可以选择为你设计的轮廓颜色,也可以使用取色器取一样的颜色。
- 若轮廓要设置成线型,可以在“线型”、“虚线线型”中进行选择。
第三节 幻灯片的页面布局
- 如何设置PPT页面尺寸
- 在菜单栏中的【设计】——【幻灯片大小】,可快速调整幻灯片尺寸。
- 点击下拉按钮,可将幻灯片设置为常用的标准尺寸4:3或宽屏尺寸16:9。
- 如果需要其他尺寸,可点击【自定义大小】;点击【页面设置】也可进入设置窗口。
- 页面设置可选择多种幻灯片大小预设尺寸,也可手动输入长度修改。幻灯片起始编号为1。若要修改可在此处输入数字,点击确定,此时可以在右侧看到幻灯片的起始编号值已经发生更改。
- 纸张大小,是幻灯片用于打印时所用的纸张页面大小。此处还可调整幻灯片的方向为纵向或横向,备注、讲义和大纲的方向可在此处设置。
- 如何自定义设置PPT大小
- 【设计】——【幻灯片大小】;
- PPT母版如何使用
- 母版在幻灯片制作之初就要设置,它决定着幻灯片的“背景”。
- 点击【设计】——【编辑母版】。母版分为“主母版”和“版式母版”,更改主母版,则所有页面都会发生改变。
- 在新建幻灯片时,母版设置还有其他的作用。若常常要新建一个同样的幻灯片样式,可以在母板内存储这个设计,方便我们新建幻灯片,相当于制作一个属于自己的模板。
- 点击【设计】——【编辑母板】,选择一个合适的位置“插入版式”,这样就新建了一个母版版式了。
- 巧用PPT母版统一修改 字体颜色
- 如何快速更改应用 幻灯片中的
- 如何在幻灯片中 插入日期编号
- 快速对纯文本内容 进行排版
- 在WPS中,点击幻灯片右下角加号,在【正文】——【纯文本】,可以快速对纯文本内容进行排版。
- PPT快速制作图表
- 点击幻灯片右下角的加号新建幻灯片,选择【演示图表】,这里有大量设计师精心设计的图表样式。有数据展示常用的【柱状图】、【条形图】、【形象图表】、【地图】。
- 这些演示图表的使用方式非常简单,选择所需模板,点击一下即可快速套用此模板。
- 比如编辑数据;
- 标注重点可快捷调整突出单项。
- 对比两项可以让对比更突出。
- 添加图表贴纸可以让图表更为形象化。
- 也可以更改图表颜色。
- PPT如何剪辑视频
- 首先,点击【插入】——【视频】,插入一段视频至PPT内。按住【Shift】保持视频长宽比,拖动调整合适大小、位置。
- 在【视频工具】里点击【裁剪视频】,即可剪辑一段视频。
- 在视频播放时,点击【视频封面】——【视频当前画面】,即可将视频内的某一段画面设置为封面。
- 你还可以在幻灯片右下角点击加号,在【案例】——【特效】——【视频版式】,插入一个免费的视频页面模板。
- 插入视频,按住【Shift】键保持视频长宽比,拖动调整合适大小、位置。
第四节 音视频表格与图形
- 如何在PPT中 插入表格
- PPT表格的基础操作
- 怎样选择合适的 PPT数据图表
- 在WPS演示中支持一键插入数据图表,点击【插入】——【图表】,选择一个图表即可。
- 插入图表后,点击【编辑数据】,WPS会打开WPS表格,在此修改数据,图表内容会进行同步。
- 如何在PPT中插入图表 并编辑
- PPT中如何 插入视频和音频
- PPT中如何插入剪辑视频
- PPT背景音乐如何设置
- 首先,准备好音频文件,保存在电脑内。然后打开WPS的PPT,点击【插入音频】——【嵌入音频】。选择本地文件插入至PPT内,拖动调整播放器位置。
- 点击【裁剪音频】即可剪辑音频文件。
- 设置【当前页播放】即音频只在放映时播放,切换下一页自动停止。
- 若要设置音频在特定几张幻灯片放映时继续播放。在【音频工具】——【跨幻灯片播放】,选择要播放的页面即可。
- 若要将此音频设置为在放映整个幻灯片时播放,点击【设为背景音乐】
插入音频的几个选项:
- 【嵌入】可以将文件保存在PPT内;
- 【链接】是一个地址,如果电脑不是同一台,会出现链接失败的情况,建议使用嵌入;
- 【音频】是指在当前页面添加音乐;
- 【背景音乐】是指整个PPT的背景音乐,在切换下一张幻灯片时会持续播放
- PPT如何使用图标
- 妙用图片让PPT排版高大上
- PPT图片的 四种裁剪方法
- 如何压缩 幻灯片中的图片
- PPT的创意图片玩法
- 演示文件中 如何插入形状
- 如何设置形状 对齐方式
- 如何使用 合并形状功能
- 智能对齐 拯救强迫症
- 选中内容,点击【智能对齐】工具,可见系统推荐了这几个对齐方案,点击一下应用即可。
- 如何快速制作 PPT封页面
- 新建一个PPT,点击幻灯片右下角的加号新建幻灯片。点击【主题页】,可选择封面页、目录页、章节页、结束页并快速插入。
- 更改标题内容,对模板内容进行修改,就能快速制作一个封面。
- 若想要更改某个页面设计,可以在【智能排版】更改当前页面的版式设计;
- 在【设计】——【更多设计】,可以成套更改当前设置的版式。
- 图文AI排版 布局设计一秒搞定
- 在PPT内,点击加号新建幻灯片,点击【正文】——【图文】。选择图片数量,版式布局,选择一个模板,点击插入。
- 点击下方【智能排版】,智能推荐其他版式,一件更换。
- 双击图片,在图片工具中,使用【图片拼图】,快速完成多图排版。
- 你还可以在【正文】——【图文】找到带有多图拼图的图文模板。
第五节 配色、美化与动画
- 配色基础颜色语言
- 如何使用配色方案
- 如何更改PPT的颜色
- WPS智能美化 单页美化
- WPS智能美化 全文美化
- PPT动画添加的原则
- PPT绘图工具
- 如何自定义设置动l
- 演讲备注的添加和隐藏
- 如何在PPT中 开启多人线上会议
- 如何在PPT中插入附件 并放映
- 如何隐藏幻灯片 不被放映和打印
- 幻灯片视图设置 显示窗格
第七节 常用操作技巧
- 如何将多张幻灯片 打印在一张纸
- 所有页面 一键添加公司LOGO
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