阿里巴巴外贸邮操作手册 2011年11月 第一版

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2023年12月24日发(作者：)

阿里巴巴外贸邮操作手册 2011年11月第一版

阿里巴巴外贸邮操作手册

2011年11月 第一版

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阿里巴巴外贸邮操作手册 2011年11月第一版

目录

如何开通外贸邮 ................................................................................................................................................................................ 4

使用邮箱.................................................................................................................................................................................................... 7

1. 添加域名邮箱 / 导入外部邮箱 ................................................................................................................................................. 7

2. 会话视图 ...................................................................................................................................................................................... 9

3. 询盘发件方信息 ........................................................................................................................................................................ 10

4. 邮件分类 / 邮件标记 ............................................................................................................................................................... 11

5. 标记垃圾邮件 / 拉为黑名单 ................................................................................................................................................... 14

6. 邮件查找 .................................................................................................................................................................................... 16

7. 写邮件 ........................................................................................................................................................................................ 17

8. 发送状态跟踪 ............................................................................................................................................................................ 19

9. 定时发送 .................................................................................................................................................................................... 19

10. 自动转发 .................................................................................................................................................................................. 21

11. 自动回复 .................................................................................................................................................................................. 21

12. 邮件签名 .................................................................................................................................................................................. 22

13. 企业回收站 .............................................................................................................................................................................. 23

14. 邮件保险箱 .............................................................................................................................................................................. 25

客户管理.................................................................................................................................................................................................. 25

15. 查看买家档案 .......................................................................................................................................................................... 25

16. 客户标记 .................................................................................................................................................................................. 28

17. 往来询盘 / 往来邮件 ............................................................................................................................................................ 29

18. 客户查找 .................................................................................................................................................................................. 31

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19. 谁添加了我 .............................................................................................................................................................................. 33

20. 导入客户 .................................................................................................................................................................................. 33

21. 导出客户 .................................................................................................................................................................................. 34

22. 指定、更改负责人 .................................................................................................................................................................. 34

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如何开通外贸邮

申请外贸邮分为二个步骤：

第一步：进行域名相关设置

登录my alibaba点击“我的询盘和客户”进入到“开通外贸邮”页面开通。

Notice：如果您原来有企业邮箱，建议您在绑定MX记录到外贸邮之前，先导入原企业邮箱中的历史邮件到外贸邮中一起管理，这样外贸邮强大的买家档案库，能帮您关联到历史买家的档案。如何POP导入历史邮件

(1)如果您已经有企业域名地址，请先输入域名地址。

然后，点击“下一步”查看绑定MX记录帮助，根据帮助提示信息，到域名提供商网站设置MX记录。如何设置MX记录

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(2)如果您没有企业域名地址，请申请阿里巴巴提供的免费顶级域名。

点击“申请开通”到域名查询页面挑一个合适自己公司的域名地址。

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第二步：域名解释成功后，系统会发邮件到您的注册邮箱，通知您添加企业邮箱地址

轻松两步，就完成了外贸邮企业邮箱的开通。

最后，您只需要把外贸邮地址绑定到注册邮箱，就可以使用外贸邮来处理询盘了。

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使用邮箱

1. 添加域名邮箱 / 导入外部邮箱



添加域名邮箱：

若您已拥有企业域名并将其作为阿里巴巴外贸邮的域名邮箱，即可添加自定义前缀的域名邮箱。

位置：设置→邮箱账号设置→添加域名邮箱

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导入外部邮箱：

若您已在使用阿里巴巴外贸邮以外的其它邮箱（如gmail、hotmail等），您可以选择将外部邮箱导入至阿里巴巴外贸邮中，与域名邮箱一起进行统一管理。

位置：设置→邮箱账号设置→导入外部邮箱

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2. 会话视图



使用会话视图，您可将具有回复关系或具有相同标题的邮件组合在一起，统一浏览。

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关于会话视图的详细说明请点击这里。

3. 询盘发件方信息



若您使用外贸邮接收询盘通知邮件，即可在邮件正文上方看见询盘发件方的发盘操作信息，包括单发群发、最近搜索词、发件时所在地等。

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4. 邮件分类 / 邮件标记



将重要邮件整理归类、打上标记，让您的业务管理事半功倍。

邮件分类：将邮件归类到自定义的文件夹下。

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邮件标记：对邮件打上标记，实现邮件自由管理和查找。

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邮件过滤规则：预先定义好邮件归类规则，新到来的邮件即自动进入预定义的文件夹下。

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5. 标记垃圾邮件 / 拉为黑名单



为了免受垃圾邮件、广告邮件、甚至钓鱼邮件的困扰，您可以将以上邮件标记为垃圾邮件，以及将发件人添加为黑名单，以便不再受到重复骚扰。

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您也可在：客户→询盘过滤→黑名单设置，统一管理您的黑名单。可过滤邮件地址、邮件后缀，以及您不希望收到的国家地区。

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6. 邮件查找



可输入发件人姓名、邮箱、邮件标题、正文中的关键词，进行邮件搜索。

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7. 写邮件



提供最基本最通用的写邮件功能。其中也包括外贸沟通中特别需要的上传附件、插入表格、插入图片等。

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8. 发送状态跟踪



在“已发送”邮件夹中，您可查看发出的邮件是否已送达对方服务器。

9. 定时发送



与买家的时差是外贸人的痛，做了推广也不知道客户什么时候能看到。

现在好了，外贸邮提供非常外贸化的邮件定时发送。除了可以延时发送邮件外。我们将世界各主要国家的时区也提供在选择中。

您只需要简单的选择对方国家与希望对方收到的时间。邮件就会自动在那个时间发送。

新写邮件与回复一封邮件皆可使用此功能。

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“本邮件将在UTC-05:00时区2011年08月29日09时27分（本地时区2011年08月29日22时27分）发送到对方邮箱”

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10. 自动转发



您可设置将该帐号下的所有邮箱邮件（除POP外）全部转发至多个邮箱，方便您备份邮件或及时传递信息。

位置：设置→邮箱常规设置→自动转发

自动转发的具体使用方法请点击这里。

11. 自动回复



使用假期自动回复功能，您无需担心放假期间买家的邮件没人回复。

位置：设置→邮箱常规设置→自动回复

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12. 邮件签名



在设置中，您可设置个性签名：

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定义多套签名：

13. 企业回收站



“企业回收站”功能是为管理员帐号专设的功能。有了企业回收站，将无须担心重要的业务邮件丢失。

功能位置如图所示：

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1） 所有被帐号所属人（包含子帐号和管理员帐号）在外贸邮中的彻底删除的邮件才会进入到管理员的“企业回收站”中；

2） “企业回收站”中每个帐号会有一个对应的文件夹，彻底删除的邮件会进入到相应的文件夹中；

3） “企业回收站”的邮件保留一年。

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14. 邮件保险箱



企业保险箱可帮助管理员实现企业邮件共享。管理员可以轻松管理所有公司邮件，掌握公司客户和询盘被跟进的状态，有效指导业务员回复客户邮件。

开通邮件保险箱：管理员登录外贸邮→设置→邮件保险箱

成功开通后，管理员即可在邮箱内使用此功能。

客户管理

15. 查看买家档案



若您使用外贸邮接收询盘通知邮件，即可在邮件详情右侧看到买家档案。

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将联系人加为客户后，可进一步查看买家档案，包括基本信息、活跃度、可疑行为、采购倾向等。

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16. 客户标记



新建客户或编辑已有客户时，均可自行添加标记，以便将来能快速回顾起该客户的基本情况或业务状况。

对客户标记分组、类型（意向客户/潜在客户/已签约客户等）、来源（互联网/展会/朋友介绍等）、星级（1星至5星），方便您加深对此客户的印象，以便更好地跟进每一名客户。

编辑自定义的客户信息：

定义好的客户信息：

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17. 往来询盘 / 往来邮件



您可以在客户详情或邮件详情的右下方，查看与该客户的往来询盘/往来邮件历史。

客户详情：

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邮件详情：

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18. 客户查找



客户累积得越多，想要找到特定的客户就越加困难。在外贸邮的客户管理模块，您可通过以下三种途径找到想要联系的客户：

1） 在客户列表左侧根据分组、地区、等级、最近联系时间等进行筛选；

2） 在客户列表右侧根据地区、客户等级、最近联系时间、最近更新时间等进行排序；

3） 输入客户的姓名或邮箱地址，搜索客户。

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19. 谁添加了我



通过查看“谁添加了我”，可了解到有哪些买家同样也将您添加为他们的客户，了解到买家对您的认可状态。

位置：客户→谁添加了我

20. 导入客户



当您初次使用客户模块，可选择较为快捷的方式一次性批量导入联系人为您在外贸邮中的客户。您可以从TradeManager直接导入联系人，或下载我们定义好格式的Excel文件并填写好，再从Excel文件中导入联系人。

位置：客户→导入

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当您导入您在Alibaba以外的其它场所结识的客户，若他恰好也是Alibaba的会员，我们将自动为您匹配该客户在Alibaba平台的买家档案信息。

21. 导出客户



管理员账号可将客户批量导出。为确保客户资料的安全，需遵循导出流程，方可导出。

位置：设置→导出客户资料

22. 指定、更改负责人



管理员账号可自定义询盘的分配规则。

位置：设置→询盘分配设置

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主要提供以下几项功能：

1） 子账号接收的询盘也抄送给管理员；

2） 同一买家的询盘自动分配给同一业务员处理，防止业务员之间撞单；

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3） 按区域或按产品分配询盘给相应业务员。

按区域分配：

按产品分配：

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