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2024年7月24日发(作者:)
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【企业邮箱使用规范】公司邮箱的使用规范
公司邮箱的使用规范
公司邮箱的使用规范
规则一对外、对内工作交流使用公司邮箱,禁止私人邮箱用于公事、
公司邮箱用于私事
规则二对外发送邮件时,①必须抄送给直接领导;②首次发送时发送
给对方负责人,由对方转给相关人;③回复对方邮件时,选择全部回
复,即需要抄送给对方原本抄送的相关人
规则三对内发送邮件时,跨部门时需抄送给本部门领导和对方部门领
导
规则四“收件人”为直接沟通的人,通常需要对方回复的;“抄送”
为知会的人,通常可不回复;“密送”为特别知会,不想收件人和抄
送人知道的,通常“密送”的接收者回复时不能选择回复全部
规则五邮件主题不能为空;要有规范的签名(包含姓名、电话、公司
名称、地址、网址)
规则六正文和附件规范:①纯文字、无样式或样式变更不影响阅读的
页数不多的表格可以复制粘贴在正文中,截图直接粘贴在正文中;②
能不用RaR压缩的就不要用(手机无法阅读);③超过20m的附件采
用百度云盘存放,发送下载码;④需要保持原始样式的office文档一
律采用附件方式
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规则七成果提交规范:①解决方案、开发设计、概要设计等计划方案
文档,在未定稿前只能发给直属领导审核;②开发设计、二次开发、
项目日志、项目总结、以及概要设计和解决方案的定稿等由项目负责
人发送给直属上级,抄送给领导层;③源代码、核心算法、开发设计
等重要技术文件,只能发给公司指定源码负责人,并且一律用附件发
送;④发送时注意按保密等级分开发送。
规则八为方便发送群体邮件,公司使用邮件列表;进行对外对内工作
时,代表某部门或某职位时,公司使用职能邮箱。详见附录二
规则九员工入职时由人事部分配公司邮箱,并培训使用;员工离职后
由人事部5个工作日内注销邮箱,在职员工或部门若因工作需要查看
或暂时保留该邮箱,在3个工作日内提交书面申请到人事部保留该邮
箱规则十人事部负责公司邮箱的安全管理和运行秩序维护,定期整理
公司邮箱列表到通讯录中;各部门员工负责正确使用公司邮箱,定期
清理邮箱保障邮件接收正常,对其邮箱传播的所有活动和事件负责,
忘记密码时与管理员联系;邮箱管理员负责邮箱邮件资料的保密,保
证邮箱资料更新及时准确
附录一邮箱设置
①首次使用时需要网页方式登录邮箱,修改密码,入口
②imaP:使用安全链接SSL端
口993
③SmTP:使用安全链接SSL端口994
附录二邮件列表、智能邮箱
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