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2024年6月26日发(作者:)
公文文件格式管理规定
第一章格式管理规定
第一条公文一般由眉首、正文、文尾三部分组成。
第二条公文眉首一般包括文件名称、发文字号、签发人等内容。
1
、文件名称由发文部门全称或规范化简称加“文件”二字,用 醒目、整齐、
庄重字体套红印刷,置于眉首上部,发文字号之上, 居中。两个以上部门联合
行文,主办部门应排列在前。
2
、发文字号包括部门代字、年份、顺序号,置于文件名称之下、 横线之上、
左对齐。几个部门联合行文,只标注主办部门发文字号。
3
、签发人向上级部门报送的文件,要由主要负责人签发,主要 负责人外出
时,由主持工作的负责人签发。签发人姓名置于发文号 的同行右端。
第三条公文正文部分一般包括标题、主送部门、内容、附件、发 文部门、发
文日期、印章等。
1
、标题置于眉首之下、主送部门之上、居中。标题一般应当标 明发文部门
名称、事由、公文种类,要准确、简要地概括公文的主 要内容,标题中除法规、
规章名称和书名外,一般不用标点符号。
2
、主送部门是指公文的主要受理部门,应当使用全称或规范化 简称、统称。
一般置于标题之下、正文之上、左端顶格。一般普发 公文,可主送几个以上部
门
;
向上请示,一般只写一个主送部门,不 宜多头主送,以免责任不明。如需
同时送其他部门,可用抄送形式。
3
、内容是公文的主体,要求情况确实,观点明确,条理清楚, 层次分明,
文字简炼、得体。公文如有附注
(
需要说明的其他事项
)
, 应当加括号标注。
4
、附件正文的补充说明或有关参考资料。附件名称标于正文内 容之后、发
文部门之前,注明附件名称和件数。附件与主件合订在 一起,并在正文之后。
5
、发文部门又称落款。落款应当用全称或规范化简称,置于正 文内容末尾
的右下方。几个部门联合发文,应将主办部门排列在前。
6
、发文日期一般署会议通过日期或领导人签发日期
;
联合行文, 署最后签
发部门领导人签发日期
;
法规性公文,署批准日期,发文日 期应当以汉字写明
年、月、日,置于发文部门署名的右下方。决定 等不标明主送部门的公文,发
文日期加小括号置于标题下、居中。
7
、印章除会议纪要外,应当加盖发文部门印章。印章盖在年月 日的中上方,
上沿不压正文、下沿略压年月日。如印章盖在正文内 容脱离的空页上,要在该
空页的左上方标“
(
此页无正文
)
”。联合 上报的公文,由主办部门加盖印
章
;
联合下发的公文,发文部门都应 加盖印章。
第四条公文文尾部分包括主题词、抄送部门、印发部门、印发日 期、印刷
份数。公文为函件时,文尾只包括主题词、抄送栏、份数 等,且不注印发部门
和印发日期
;
会议纪要用“分送”。
1
、主题词反映文件主题内容的规范化名词或名词词组,置于发 文日期之下、
抄送栏上横线的左端。函、会议纪要等的主题词不用 横线与抄送、分送栏隔开。
2
、抄送部门除主送部门外,其他需要执行和知晓公文的部门部 门。送往上
级部门的为“抄报”,送往同级部门或不相隶属部门的 为“抄送”。抄送、抄
报栏设在文尾主题词之下。
3
、印发部门、印发日期和印刷份数印发部门是指印发公文部门 的办公部门
;
印发日期是印发部门印刷公文的起印日期,一般印成
“X
年
X
月
X
日印”
;
印刷份数是文件印刷的总数,一般是根据发放 范围、
归档份数、发文部门留用等方面的需要来确定,印成“共印
XXX
份”。印发
部门、印发日期和印刷份数置于公文末页下端。 印发部门和印发日期在同一行
左右两侧,中间隔一定距离。印刷份 数置于其下横线右下侧、印发日期的下方。
第五条公文排版格式公文文字从左至右横排,左侧装订,公文用 纸通常用
A4
型
(210
毫米
X
297
毫米
)
,公文首页为印有眉头的公文 纸。公文发文字
号用小三号新宋体、左对齐,签发人右对齐
;
标题用 小二号新宋体加粗、居中
;
内容用四号新宋体。发文部门署名与正文 之间空
2-3
行,字体为四新宋体。
联合行文,发文部门署名分二行,中间空
1
行,等宽,发文日期 用四新宋
体
;
主题词用小四号新宋体加粗,词与词之间空一格,不加 标点,左对齐
;
抄
送栏全部为小四号新宋体,左对齐。打印、校对栏 五新宋体。页边距:上、下
各
1.5
厘米,左、右各
2.5
厘米。
固定值
25
磅行间距。结构层次序号要准确、清楚,第一层为 “一”,第
二层为“
(
一
)
”,第三层为“
1
”,第四层为“
(1)
”, 括号外不能有
标点。如果用“第一条”的形式表示,则下面的层级 依次为“
1
”、“
(1 )
”、
“①”
(
①后不应有标点
)
,同级层号后的 标点应统一。
(
公文排版格式
见附件
)
第二章行文规则
第六条行文关系根据隶属关系和职权范围确定,一般不得越级请 示和报告。
上级、领导请示问题,应做到一文一事,不得将请示事 项夹在报告中。请示一
般应明确一个主送部门,不要多头主送,不 要同时抄送下级部门。
第七条对平级的、没有领导或指导性关系的部门,不能发决定等 指示性公
文。第八条凡涉及其他部门的问题,主办部门应当主动与 有关部门协商。上报
的公文,如有关方面意见不一致,应当如实反 映。
第九条部门之间对有关问题未经协商一致,不得各自向下行文。 擅自行文,
上级部门有权责令纠正或撤销。
第三章公文办理
第十条公文办理分为收文办理和发文办理两大部分。收文办理由 收文登记、
阅批、传递、催办、存档等环节组成。
1
、收文登记
对收进的纸质或电子文件,由行政部门分别签收、流转、登记及 反馈。
2
、阅批
收文登记后,公文由行政部门行政经理提出拟办意见,转相关部 门会签后,
呈送领导阅批后,再由行政部门转相关部门承办或传阅。 急件应即时阅批。
行政部门作为文件的流转部门,对领导针对文件提出的问题要及 时沟通与
回馈,每位领导除参加会议、公出、沟通文件相关内容情 况,应在
4
小时内将
文件签批完毕,进行流转。因出差外出,每天 必须进行一次公司电子类文件的
审查、签批。
3
、传递
各部门传送文件应由专人负责。
4
、催办
各级文书工作人员应及时掌握公文运转和处理情况,对办理的公 文要负责
检查催办,承办的公文办理完毕后,应及时反馈,防止遗 漏或延误。行政部门
可对各部门公文处理情况有催办、督促和检查。
5
、存档
文件会签、合同会签进行完毕后,打印、整理会签卡,并存档。
第十一条发文办理由拟稿、核稿、签发、编号、登记、缮印、校 对、复印、
发送等环节组成。
第四章附则
第十二条本规定由人资行政部负责解释。第十八条本规定自公布 之日起执
行。
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