《高效15法则》读书笔记

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我们很多职场人士都有这样的状况：每天都很忙，没法按时完成工作，各种会议、电话和微信如雪片般纷至沓来，令人应接不暇；

于是——吃饭没有规律，白天靠喝咖啡提神，工作和生活就像拌面一样搅在了一起。

美国前总统布什工作之余每年阅读近100本书；facebook首席运营官谢丽尔·桑德伯格每天准时回家吃晚饭；英特尔前掌门人安迪·格罗夫每天早上8点工作，6点准时下班……

为什么顶级精英们看上去都那么从容不迫，而我们却总觉得没时间？问题究竟出在哪里？

本书作者凯文·克鲁斯研究了几千名各行各业的专家，并采访了数百位成功人士：亿万富翁、奥林匹克冠军、名校尖子生、500强公司企业家等等，总结出了他们的15条时间管理法则和高效工作习惯——《高效15法则》。

法则1：每天只有1440分钟

想一想你把多少精力放在了金钱上。努力工作是为了赚钱，时刻关注着自己的存款，寻找最好的方式来投资，学习更多关于赚更多钱的方法，担心有人会偷你的钱……

所以，你永远不会让你的钱包敞开着，你也永远不会把你的银行卡和密码给陌生人。

但是时间呢？虽然我们都知道时间很宝贵，但是我们并没有真正把它看成和金钱一样，因为在日常生活中，我们常常让别人“偷走”时间。

比如我们在路上遇到推销的人，拦住我们说我能耽误您一分钟吗?这个时候或许你会选择拒绝，但如果把这个人换成同事呢？

虽然说是一分钟，但实际上他可能一讲就是半小时。如果这件事对你意义并不大，那么你这半小时就被“偷”走了。

 

如何解决？作者给出的办法是使用“数字1440的力量”。

每天只有1440分钟，作者尝试在一张纸上打了一个大大的1440，把它贴在办公室的门上。每当作者走进办公室看到它，就能提醒自己不能浪费。同时，别人看到之后，也会尊重你的时间观念，促使别人更高效地与你沟通。

一点思考：

我们也应该这样试一试。就在一张纸上画一个大大的“1440”，然后把它贴在办公室的门上、电视机下面、电脑屏幕旁边——无论在哪里，

只要它能很好地提醒我们时间是有限的，每一分钟是非常宝贵的就可以。

法则2：要事优先

要事优先，乍看起来很好理解，即重要的事情先做，问题在于，什么样的事情才算重要？

作者认为：重要性与目标有关，凡有价值、有利于实现个人目标的就是要事。

所以，你需要做的就是找到你的“第一目标”。如果你不是忙着追寻自己的目标，那么你就是在为别人的目标而奔走。

无论你关注的领域是什么，传统上来说，目标应该是明确可量化（这就像我们的OKR、KPI一样）的：

你制定的目标应该是“到年末省下5000元”，而不是“省钱”；你制定的目标应该是确切的“十周减十公斤”，而不是“减肥”这样泛泛的目标。

那么明确目标后，如何才能高效实现？作者给出的建议是——利用早晨最高效的两小时。

在你确定了自己的紧要事情是什么之后，你需要将它放在自己的计划之内，并且尽早将其提上日程。

杜克大学心理学和行为经济学教授丹·艾瑞里建议，绝大多数人都是在完全醒来后的两个小时内效率最高，行动意识也最强烈。

有关时间管理方面最悲哀的错误是——人们倾向于在醒来后效率最高的两小时内做一些对认知能力要求不高的事情（比如刷微信、看新闻）。如果我们可以把握这些珍贵的时间，那么绝大多数人都会在追求真正想要的东西方面变得更加成功。

一点思考：

每天早上上班的前2个小时处理当前最重要的事情，避免被纷至沓来的所谓“紧急事情”干扰了要事的进行。

作为项目经理，这一点尤其重要，如果不断到底去处理各种紧急问题，对项目真正重要的事情将被无限期拖延。

法则3：使用日程表而不是任务清单

任务清单应该是大多数人最常用的时间管理方法了，在我们看来它可以帮助自己梳理一天的工作内容，做到心中有数，提高工作效率。但事实真是这样吗？在本书中，作者告诉我们：不要再做任务清单了！

为什么这么说？原因在于任务清单存在着 3 个问题：

1. 它不能将任务进行区分，无论是需要几个小时的还是只需要花几分钟的；
2. 任务清单很容易会让你去做“紧急”的事而不是重要的事；
3. 任务清单会造成很多不必要的压力。我们带着列满待办事项的清单是为了提醒自己，但这种不断的提醒会告诉我们还有很多事情需要去处理，这无疑会使我们感到喘不过气来。

顶级成功人士没有任务清单，但他们会有一个井井有条的日历。如果你真想完成一件事，你会为它安排出时间来。而研究表明，将你的任务安排在日历表上这一简单的行为会解放你的大脑、减轻压力，同时增强认知表现。

那么，如果你要用日程表来替代任务清单，应该怎么做呢？

 

1.安排一大块的时间处理对你来说重要的事，这就是所谓的“封闭时间“；

2.重要的事情应该尽量安排在一天的早些时候；

3.不要废除你的目标，如果有必要的话，对它们进行重新安排；

4.对那些不在规划内的请求，如果和要事冲突，养成拒绝的习惯。

一点思考：

以前我喜欢列年度目标，而没有细致的日程表，结果目标总是完不成。这里有两点问题：

1）没有为目标的实现安排不可动摇的时间，很可能就不会有一直坚持的行动

2）一个大的目标，分解到每个月、每个星期，用每周一点一滴的行动和进步去激励自己想更大的目标迈进，这样才能达成目标。

法则4：拒绝拖延症

如何解决拖延症？解决问题的正确打开方式应该是找到源头。

首先我们要搞清楚：什么是拖延症？

作者解释是把那些重要却无趣的任务延迟做，去做相对简单有趣的任务。

其实这个解释并不完整，拖延症的成因是多样性的，当然感觉任务太无聊是一类，但是也有的人是因为畏难情绪作祟，或者原本就是懒惰而拖延。

这仿佛就是一个历史性周而复始的问题，因为我们周边存在太多拖延症反复复发的人群，“历史每一天都在重演”这句话放在这里再恰当不过。

如何打败拖延症，作者提出了6个方案：

1、时间旅行：想象因为拖延而导致的将来是怎样一个场景；

2、设想成功和不成功而带来的不同感受来刺激自己行动；

3、找到伙伴：找到可靠的伙伴或者公众群体来监督自己行动；

4、设置奖惩机制；

5、想象那个更美好的自己；

6、为了达成最终目标而不断建立相应配合的合理的小目标，并达成。

一点思考：

作者提出的6个方法，确实都有效果。但我感觉能否很好地执行这6个方法，又是一个新的问题。

法则5：零负担准时下班

正如文章开头提到的，美国前总统布什工作之余每年阅读近100本书；facebook首席运营官谢丽尔·桑德伯格每天准时回家吃晚饭；英特尔前掌门人安迪·格罗夫每天早上8点工作，6点准时下班。

这些顶级精英们到底哪来的那么多时间？他们是如何做到的？答案很简单，那就是接受“事情是永远做不完的”这一现实。

 

安迪·格罗夫在他《给经理人的第一课》一书中透露了这一终极秘诀：

“当我觉得累了或者是准备好回家时，我一天的工作就结束了，而不是我完成我的任务时这一天才结束。我从来都做不完我的事。”

你总是会有更多的事情要做，也总是有更多的事情可以做，所以你需要掌握放弃一些事情的方法。一旦你掌握了这种方法，你会发现找到属于自己的时间更加容易了。

 

一点思考：

作为程序员，总有写不完的代码；作为项目经理，总有处理不完的需求。但如果我们为了完成清单上条目而无止境地消耗自己的时间，就会把自己搞得非常疲惫、效率低下。相反，如果我们考虑紧急重要的事情，为每件事安排好时间，够了就停下，这样才能行稳致远。

法则6：随时随地记笔记

在本书中，这个技巧被称为“维珍效率法”，因为身家48亿美元的维珍集团创始人理查德·布兰森是这一方法的忠实践行者。在被问及对他来说什么是最重要的物品时，他回答说：

“听起来也许很可笑，但我总会在背包里放一本小小的笔记本。我旅行时，首先想到带在身边的是这本笔记本，没有这一页页纸，我绝不可能将维珍集团扩建到如今的规模。”

无独有偶，亿万富翁、希腊船舶巨头亚里士多德·奥纳西斯在他的“价值百万的一课”中也提到：

“随身带一本笔记本，把突然闪现的想法、对新见的一些人的了解以及有趣的事情都写下来。如果你不写下来，那么你就会忘记。这是你在商学院里学不到的、价值百万的一课。”

那么如何做笔记？这里要特别提示的一点是：用手记笔记，而不是用笔记本电脑。使用纸质的笔记本比使用笔记本电脑、平板或智能手机记录更好。

心理学研究表明，使用笔记本做记录比使用电脑的人在实验中的测试分数更高，因为手记笔记需要听力、认知过程和回忆等一系列过程的共同参与。

而用笔记本电脑记笔记的人倾向于机械化地将听到的词记下来，没有经过自己的处理。

一点思考：

不管用手记笔记还是用手机/电脑记笔记，关键是养成随时随地记笔记的习惯。把突然闪现的想法、对新见的一些人的了解以及有趣的事情都写下来。

法则7："321-0"

每天只看三次邮件，每次用21分钟把邮件清零。

信息大爆炸时间，每天我们的邮箱都被塞满了有用或没用的数据，有规划性地进行处理将会极大提高我们的效率。

与这个法则同步使用的是4D原则：办理、委派、推迟、删除。

需要掌握的重点当你决定将有必要但又不得不做的事项推迟时，应当立即将之放入日历清单，确保其不被拖延。

一点思考：

大公司内部，邮件沟通非常普遍。对于小公司而言，“321-0”法则意味着每天只进行做多3次计划外的沟通。
 

法则8：缩短会议

会议为什么糟糕？

• 会议开始的比计划完
• 会议不合常理地打乱一天的计划
• 会议由不合适的人掌控
• 会议缺乏清晰的议程，经常因琐碎的小事偏离主题

很多会议都是低效低能的，却占据了我们太多的时间。如果你是一个真正想做出一番成绩的管理者，那太有必要认真借鉴这个法则了。

进行高效会议的秘诀包括：

• 开会之前向与会者寻求会议议程方面的意见
• 明确指出会议目的、议程
• 明确会议主持人，必要时由主持人打断不必要的争论
• 只邀请必要的参会人员
• 会议不能超过1小时

每日碰头小会：

• 每日碰头小会一旦确立，就会减少许多时间较长的一次性会议，同时减少的还有电话、微信和邮件等。
• 每次不超过15分钟，主要包含：过去24小时中的重要事件、检查日常指标、亟待解决的问题。
• 让每个人的发言尽量简短，任何不能立即解决、卡壳的地方都要先跳过。

一点思考：

每日碰头小会，似乎是一个不错的方法。目前我们项目组是每周2次碰头，每次半个小时左右。应该提高频率，缩短每次时间。

 

法则9：勇敢说“不”

美国作家比林曾经提出过一个“比林定律”，意思是在交际中，遇有请求时，不要急着说“是”，该说“不”的时候勇敢说不,果断拒绝。

生活中，很多人不懂这一定律，不懂果断拒绝的重要性，因而常常让自己陷入“不得不”或“被迫”的困境当中，最后反而落下个做了好人还不落好的尴尬局面，自己的幸福指数也急剧下降。

或许我们都应该反问一下自己：别人的时间是时间，自己的时间难道不是时间么？对自己公平么？对自己的亲人公平么？

沃伦.巴菲特曾经说过：.

一般成功人士和非常成功人士之间的区别就在于，非常成功人士几乎对所有事情都会说‘No’。

我们必须意识到：每一个“Yes”都意味着要对另一件事情说“No”。你要明白，总会存在让你犹豫的机会成本，需要你认真考虑，应该把哪些事情安排到日程中。

为什么说‘不’很难？，有很多理由：

• 我们担心让人生气、伤心
• 我们想让别人喜欢自己
• 我们低估了所需要的时间
• 能够帮助别人让我们自我感觉良好
• 我们都喜欢积累人情以便将来有所回报

我们都重视帮助别人。但是，自然而然地一直答应别人的要求，很快就会把我们自己重视的事情挡在门外，这其中包含使我们走向成功的首要任务。

不要试图取悦别人，首先考虑自己。对身边的人要留心，如果他们真是你的朋友，拒绝就不是什么大事。但对朋友说‘不’，要考虑后果，想想对自己来说最好的决定是什么。

一点思考：

允许自己拒绝，不要内疚。不要在意拒绝别人的要求时他们会怎么想。

法则10： 二八定律

二八定律又名“帕累托法则”，是意大利著名哲学家和经济学家帕累托发现的一条神奇规律：80%的社会财富被20%的人所拥有，而其余80%的人只占20%的财富。

然而除了财富之外，“二八定律”同样适用于生活中许许多多的现象。

比如企业销售利润的80%来源于占销售总量20%的热门产品；市场上20%的强势品牌占据了80%的市场份额；20%的人身上集中了人类80%的智慧等等。

而在时间管理领域，它告诉我们：80%的成功源自仅仅20%的行动。

因此我们必须掌握这一重要的底层思维模型，这就需要我们做到‘寻找捷径’：

1.把最重要的事情做到极致，其他的差不多就可以了，或者直接就不做；

2.发展自己的技能，使自己在几个目标领域出类拔萃，不要试图掌握一切；

3.通过确定对自己来说最重要的那20%的目标和工作来减少工作量，减轻压力，提升幸福感。

一点思考：

我们每个人都不是万能的，因此好好审视一下对自己最重要的事情是什么，把有限的精力的80%投入其中，这样才能帮我们减少压力、提升幸福感。

法则11：思考“三个问题”

美国著名作家、百万富翁演讲家托尼·罗宾斯讲述了一个他创业初期发生的故事：

“曾经有一次，我必须赶上飞机，见一位重要的客户，那时我在事业上还非常青涩。

那一次，我飞奔去干洗店取那套我仅有的西装——如果在干洗店关门之前拿不到衣服，我就上不了飞机。我疯了一样跑到机场，满头大汗，狼狈至极，还想冲进机舱门。这件事使我意识到，这里存在问题。

我感到自己太愚蠢了，本可以做一些更有意义的事情，那个时候我大概十七八岁，但仍然下了决定：我要雇个人，一天两小时，之后一天四小时，以此开始。

我的观点是：“别人比我做得好的事，我是不会做的，即使给我充分的时间我也不会去做，我会利用这时间高效地去做我擅长的事情。”

由此可见，你并不需要什么事情都自己做，把任务按照放弃、分派或重新设计的方式能大大节省你的时间，提高效率。

那么如何做到？要学以致用，首先把上一周的工作任务和参加的会议列出一个表，然后按照下面几个步骤进行：

• 问自己：“这个任务对我或对公司来说有多重要？如果我完全不做会怎样？”
• 问自己：“我是做这项工作的唯一人选吗？公司内外哪些人可以完成这项工作？”
• 问自己：“这个结果怎样才能更快实现？如果我只有一半时间，这项工作怎么完成呢？”

这三个问题可以帮助我们判断哪些工作价值低，是应该放弃、分派、重新设计的，我们要做的是把时间花在能够充分利用我们的专长、充分发挥热情的事情上。

一点思考：

这种思维模型，能帮助我们区分重要事情，把时间花在最有价值的事情上。在团队协作中，尤其重要，将任务拆分，分派给合适的人，而不是自己一个人干。

 

法则12：设置“主题日”

推特联合创始人杰克·多西，同时也是square公司首席执行官，曾经每天需要工作16个小时，这对于常人来说绝对是难以想象的，那么他又是如何提高自己工作效率的呢？答案就是设置主题日。

周一，专注于管理和运营；

周二，主要关注产品；

周三，关注市场营销、沟通交流和发展；

周四，关注开发商和合作伙伴；

周五，关注企业的公司文化及人员招聘；

周六，休息，去远足；

周日，自我反省，处理反馈，制定策略，为新一周的工作做准备。

每天都有主题让我们更容易安排计划，集中注意力跟进当天主题工作进程。当你遇到被其他事情打断的情况，你就可以快速处理这些干扰，把注意力重新切换回原来的主题上。

而在如何确定每日主题方面，著名企业家培训师丹·沙利文建议我们每周确定三种不同类型的主题：

1. 专注日：关注最重要的活动，特别是创收活动，尽力做到最好；
2. 缓冲日：协调和沟通，及时回复邮件、电话、举行内部活动，分配任务，完成培训和教育活动；
3. 自由日：不安排工作，留出时间度假、放松或做慈善，这是恢复精力的一段时间。

所以，我们现在需要做的是把一周中的每一天都确定循环主题，并把工作安排进去。

一点思考：

作为项目经理，周一应该安排工作，讨论需求，确定进展情况；周二、周三专注于自己的工作；周四主要关注当前项目的变化；周五检查本周工作进展。

法则13：凡事只做一次

那些非常成功的人士几乎对遇到的所有问题都会立即采取行动。他们直到做事要想高效，就要花费最少的时间和精力处理事情。简而言之，他们练就了“凡事只做一次”的心态。

如果一件事，只需要5分钟完成，甚至不到5分钟，那么你应该马上去做。只要做这件事不会干扰已经安排好的工作，最好是立即采取行动，不要拖延。

就像我们吃完饭后，洗碗这件事，5分钟就可以完成，但是如果你想明天再洗，那么可以确定你几乎不会再洗。而拖延了之后，你会花比原本更多的时间洗碗。

也许你会今天洗两个，然后想着明天再洗两个。但这会给我们增加思想负担，并带来挫败感。所以，凡事只做一次、只做一次、只做一次。

一点思考：

“凡事只做一次”法则可以帮我们把一些看似细小的事情做好，例如回复邮件、洗衣服、洗碗、整理房间等。好的人生，从小事开始。

法则14：改变清晨

善用早晨，事半功倍。

著名国学大师南怀瑾先生曾经说过：“能控制早晨的人，方可控制人生。一个人如果连早起都做不到，你还指望他这一天能做些什么呢?”

苹果CEO蒂姆-库克每天早上4：30就开始发送邮件，然后会去健身房锻炼一段时间再正式开始工作；

星巴克首席执行官霍华德·舒尔茨新的一天是以锻炼开始的，通常是和妻子一起骑自行车，并在上午六点前到达办公室；

富士康创始人郭台铭早上四五点起床，起来后游泳或跑步，七点到办公室开始工作；

李嘉诚早上 5点59分起床，随后读新闻，打一个半小时高尔夫，然后，去办公室开始工作。

取得辉煌成就的人士都会把早晨的时间安排得高效且充满活力，并且坚持下去。

虽然成功人士在早晨的习惯不会一模一样，但神奇的是你可以很容易地发现具体做法中的共性：大部分人都习惯在早上6点甚至更早的时间起床；通过饮用大量的水来补充身体水分；此外还有运动、冥想、记日志或者晨读。

一点思考：

早起是保证一天高效工作的最佳方法，没有之一。对于程序员而言，早起是锻炼的好时机，身体越健康，头脑越清晰。

法则15：保持充沛精力

 

如果我告诉你时间管理的终极秘诀跟时间一点关系都没有，你会做何感想？然而事实上这就是真相，时间管理的本质是精力管理。

精力和注意力决定生产率，而不是时间。

你无法“控制”时间，无论你做什么，明天和今天一样都只有24个小时。我们所谓的“时间管理”实际上指的是在更少的时间内办更多的事，而实现这一点真正的秘诀是将你的精力最大化。

你有没有过读书永远读那一段，无法往下读的经历？有没有在做重要研究时思绪游离到别处的经历？有没有过在头脑风暴时想不出任何好点子？

如果你大部分回答是“有”，那么你就可以亲身体会到：我们身体的精神和能量不是持续不变的，精力可以直接影响到我们的生活。

那么如何获得更多的精力？答案非常简单：注意休息、保持健康。

Draugiem集团通过软件跟踪捕捉员工工作时间和工作量发现，相比其他员工，工作量排名前十的员工并没有延长工作时间，相反，他们休息得更多。高工作产出的员工平均每52分钟就休息17分钟。

研究表明，高效能人士在同样时间取得10倍生产率的最重要秘诀主要包括：

1.保证充足的睡眠；

2.食用可补充精力的食品并坚持锻炼；

3.坚持在早晨举行一个仪式——如冥想、记日志、补水、练瑜伽——来为一天的精力以及清晰敏捷的思维打下基础；

4.把工作与休息穿插进行，以保持最佳状态。

一点思考：

我们需要短时爆发式的高产工作，而不是长时低产的工作。养成每天锻炼的习惯、早睡早起。身体越健康，头脑越清晰，写代码越流畅，做决定更果断正确。

 

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