办公室OA办公需求方案1

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2024年7月24日发(作者：)

办公详细需求流程

注：（

办公系统应以易用、实用、高效、安全为主

）

功能列表：

1.1.1 公文管理

公文一般分为收文（外来公文）和发文（自制公文）两大类，公文管理的功

能包括：收文登记发文起草、收文转发发文转发、校对公文、公文审核、退回处

理、代办公文、公文查询、流程跟踪等。

公文的流转基于灵活的流程定义，主要实现的功能包括：



用户可自定义审批流程



在公文流转过程中，可以根据办事需要，将公文内容转交，不记录流程；



具有流程跟踪功能



具有自动催办功能



支持短消息提醒跟踪



实现全过程记录，痕迹保留



可以通过电子邮件方式分发文件



拥有公文处理人员的代办机制，解决人员暂时不在岗时，公文也能及时

处理的问题



在任意一个流转过程中的任意一个环节，都可以添加意见和修改文稿内

容



公文管理中，可以对收发文登记自动编号、生成办文单或发文处理笺



支持标准格式的公文打印。

公文的编辑，可以在线对公文文档进行编辑和保存，提供的功能有：



软件的所有编辑功能，如复制、粘帖、对齐等，可插入图片、表格、批

注。



具有原文修改功能，并保留修改人、修改时间等痕迹。



具有红头文件和加盖电子公章功能。



公文在流转中提交前均有文件预览功能

公文管理从逻辑上可划分成收文管理、发文管理、督办管理和立卷归档，同

时，与医社保业务相关的审批工作，也可以转入系统，通过预定的流程，进行处

理。

1.1.1 收文管理

收文管理包括来文登记、批办、批示、传阅、归档等处理。系统可以对流转

过程进行监督。从收文（进行电子扫描）、拟办、核办、业务部门处理及各直属

单位处理、领导批示至归档，各流程都要能提供打印功能。

收文流程示例

收文管理从功能上划分出子模块：



收文登记



公文处理



流程跟踪

1.1.1 发文管理

发文管理包括发文拟稿、核稿、会稿、批示、编号登记等处理。系统可以对

流转过程进行监督。

发文流程示例

发文管理从功能上划分出以下子模块：



发文拟稿



公文处理



流程跟踪

1.1.1 督办管理

对紧急突发事件或要求迅速解决的事件做出快速反应，以解决应急事务的全

过程处理和控制，确保在限定的时间内完成任务。系统具有自动催办功能，对于

超过办理期限或需特殊办理的公文，可以进行发送催办通知、邮件等功能实现。

对每一个催办事件都有相应的记录以备日后查询。

1.1.1 立卷归档

无论是收文或者发文，文件办理完毕后都需要进行归档，对于已完成流转办

理的公文，可以进行相应的归档。归档后的公文在档案管理中能进行查询立卷等

操作。

文档或者档案管理人员查询出流转结束的文档，选择已经著录的案卷进行归

档。

1.1.1 业务受理

实现与政务网互动，政务网受理的定点医药机构审批、特定诊疗项目审批等

医保业务，可以转入系统的公文审批，按照用户自定义的流程，进行类似于公文

的流转，完成业务受理。业务受理的结果，可以传回政务网，进行展现。

所有信息的传递，均采用格式，且保持政务网和系统的弱耦合关系，使某个

系统的改变不会影响其他系统。

1.1.2 个性化办公（不是必须，可以考虑额外增加）

个性化办公为用户提供有效管理个人相关事务的功能。

个性化办公包括电子邮件、个人通讯录、个人日程安排、待办事宜、外出登

记、文件到达提醒、短信息提醒、在线联络等功能模块。个性化办公的各个功能，

可以灵活配置，能提供最大的方便。

1.1.2 电子邮件

邮件系统可用于单位内部外部，每个用户可以拥有一个电子信箱，可以接收、

发送、回复电子邮件及超文本邮件；用户拥有树状的邮箱目录；可结合通讯录来

选择邮件地址，实现单发或者群发邮件。

1.1.2 个人通讯录

可以管理自己的通讯录的信息，系统中还可保留公用通讯录的信息。用户可

以通过多种查找方式，查找个人通讯录和公共通讯录的内容。

1.1.2 个人日程安排

可以对自己的日程进行管理，实现对个人日程的安排、提示备忘等功能。

通过日历的视图，方便的设置日程内容，设置日程类型。对于需要提醒的日

程，系统通过提醒功能通知。

提供日程查询的功能，可以通过组合条件查询已设置的日程。

1.1.2 待办事宜

待办事宜是整个办公自动化系统的重要组成部分，实现收文系统、发文系统、

业务受理等信息的传递，通过统一的窗口，展示所有需处理工作的列表，便于使

用者掌握自己所有的工作。

1.1.2 外出登记

离开办公区域时，可以进行外出登记，记录离开时间、事由、预计返回时间、

联系方式等，可以供其他员工了解其动向。同时，提供返回登记，也即取消外出

的登记。

1.1.2 提醒功能

可以进行日常按时提示、备忘提示等功能。也可以自行设置提醒能容，也可

以从日程安排中设置。

还可以根据设置自动进行文件到达的提醒、短消息提醒等。

1.1.2 在线联络

提供在线联络的工具，员工之间可以通过在线联络的工具进行工作交流。

通过在线联络工具，用户可以给其他用户发送在线消息，也可以实时接收其

他用户发来的消息，即使接收方不在线的情况下，消息也可以被发送，当接收方

一登录系统，就可以收到发来的消息。利用在线联络，方便了不在同一地点办公

的人员之间的联系。

1.1.3 专项管理

主要包括日常办公中，各种行政事务或特殊业务的管理，包括信访管理、会

议管理、领导日程安排、车辆管理、人事信息、物品管理、接待管理、外出情况

查询等。

1.1.3 信访管理

能为信访管理提供包括收文（扫描）、登记、拟稿、领导审批、发文、归档

等一整套管理，处理的方式类似于公文管理中的收文处理，信访流转的流程，也

是可以进行设置的。

1.1.3 会议管理

会议管理包括从会议计划的制定、会议通知发送到会议召开后的会议记录整

理的全过程，主要包括会议议题、会议安排、会议通知、会议纪要等功能。

能以工作流方式把会议管理从会议计划、会议审批、会议通知、会议纪要所

有步骤纳入了网络信息化管理。会议召集人在会议计划审批通过并确认会议地

点、日期、与会人员及相关事项后，可将此会议通知发送给所有与会人员，系统

将在每一位被邀请者的日程安排中自动添加一条开会的记录。届时，系统将会自

动提醒每一位与会者参加会议。

会议流程示例



会议室管理

维护会议室的基本信息，包括会议是地点、大小等。用户在会议安排的时候，

可以查看会议室的使用情况。



会议安排

从会议计划、会议审批到会议通知，均以流程控制，系统自动将审批工作发

送给相关人员，协同完成会议的安排。



会议计划



会议审批



会议通知



会议统计



会议查询



会议纪要

相关人员可整理每次会议，对于各类会议精神、决议的登记，相关文件的上

传管理。可以使单位会议管理井井有条，便于日后对于会议决议执行情况的跟踪

管理。



会议查询

根据会议的基本信息查询会议计划、安排、历史记录，查看会议的纪要等，

便于对会议执行情况的跟踪管理。

1.1.3 领导日程安排

相关人员协助安排领导或特定人员的日程。

领导日程安排的功能和个人日程安排类似，只是安排的对象不同。领导日程

安排实现对领导或特定人员日程的安排、提示备忘等功能。目的在于协调工作安

排、进行工作提醒。

1.1.3 车辆管理

管理车辆基本信息，管理车辆使用的整个过程，从车辆的申请、审批、通知

等进行统一管理。车辆管理的流程也是可以通过流程自定义来进行统一设置和规

范。

车辆管理示例

主要的功能包括：



车辆基本信息管理



用车申请



用车审批



用车情况管理

1.1.3 人事管理

系统可以管理单位员工的人事信息，上传员工的照片，可以通过组合条件查

询员工的人事信息。员工的人事基本信息，包括部门、姓名、性别、民族、出生

日期、政治面貌、职称、职务、学历、毕业院校、工作经历、备注等，上传照片

的路径。

用户可以通过部门、姓名、政治面貌、学历等查询条件，查询员工的人事信

息。有些人事信息是保密的，只有人事部门能看，即人事信息只有人事部及相关

领导有才有查看权限。

1.1.3 物品管理

系统可以管理固定资产、办公用品、图书资料的信息，系统记录各种物品的

名称、类别、编号、所属部门、购买时间、备注等。

系统同时对物品的使用情况进行登记，包括领用人、领用时间、责任人、归

还时间等。

系统可以通过组合条件查询出物品当前的使用情况和历史使用情况。

1.1.3 接待管理

系统提供对来宾接待情况进行相应的登记管理，可以登记来宾的情况、事由、

接待时间等，并可以通过组合条件查询来宾接待情况的历史信息。

1.1.3 外出情况查询

系统根据个性化办公中的外出登记，为各级负责人提供外出情况查询。负责

人可以查询自己下属职工的在岗信息，了解职工工作情况，为领导掌握下属工作

提供方便。

1.1.4 决策支持

本系统主要提供了报表功能，数据存储，内容管理，数据集成和知识管理作

为决策支持系统的数据信息资源支撑，提供给决策者所需的信息资源，帮助其实

现决策支持系统中的信息流程，工作流程，决策步骤的完整运行。

1.1.4 动态报表

动态报表主要指局各部门及三个中心提供给领导的动态工作报表，包括总

控、医保支付结算情况、窗口结算数据等。根据系统管理中权限的设定，领导的

权限不同，所能查看的报表也不同。

系统可以收集报表数据，并提供通用的报表设计工具，用户可以根据需要设

置报表的样式，生成报表。

1.1.4 常规报表

系统可以按照用户的设定，生成各部门向信息中心或有关部门要求的月报等

常规报表，有权限的领导或工作人员，可以查看这些报表。

1.1.4 专项报表

系统可以生成一些特定的报表，如因工作需要，向有关领导提出的专题报表。

有权限的领导或工作人员，可以查看这些报表。

1.1.5 公共信息

公共信息是对公共信息的集中管理，并且向用户提供共享信息服务，主要包

括电子公告、共享文件、网上论坛、电子刊物、大事记、领导信箱、公用通讯录、

规章制度、政策法规、常用信息、常用软件更新等几个部分。

1.1.5 电子公告

用于发布单位的公共信息如局内新闻、他局动态、领导讲话等。公告栏内可

设置多个栏目，供某个部门使用或者全体人员发布公告。授权人员可在相应栏目

维护公告。

1.1.5 共享文件

系统可以将一些可共享的文件组织起来，供工作人员方便快捷的查询利用或

者下载，免去了资料查找的繁琐过程，提高工作效率和文件的利用率。

可共享的文件主要包括：



正规文件：历年编医保局发文号的文件；



其他文书：历年各部门定制的内部业务操作口径、问答、指南等资料；



信息资料：历年计划总结（季、年）、专报、简报、医保研究、会议纪

要等资料；



大事记：历年局及各直属单位大事记；



局内新闻：当前各部门工作动态；



他局动态：劳保局、卫生局、药监局、民政局、市总工会等相关单位发

送我局的信息资料摘编；



文献检索：购买相关文献检索光盘载入系统，如国家有关法规、政策，

医保相关资料等；



视频、音频：历年医保工作大会市领导讲话录音、相关宣传电视片、其

他视频音频等。

1.1.5 网上论坛

网上论坛提供给员工一个交互沟通的平台。员工可在此讨论工作生活中的各

类问题，促进解决问题，加强人员沟通。论坛可设置多个论坛区，论坛区下面可

设置多个版面，用户可在各版面提出话题参与讨论；论坛区和版面由论坛管理员

管理；每个版面可由管理员设置版主，负责对该版文章的管理。

1.1.5 电子刊物

电子刊物提供给职工一个快速了解局内事务和相关行业动态的窗口。

电子刊物采编人员在系统中选择重点信息，产生电子刊物采编稿，添加在办

公系统的待发表的电子刊物中，每一期电子刊物发表后，可供员工阅读。

用户还可以根据电子刊物的标题或者文章的标题，以及文章的时间、作者等

信息对刊物和刊物中的文章进行查询。

1.1.5 大事记

大事记记录单位历年来发生的各类事件，授权专人维护，其他员工只能查看。

1.1.5 领导信箱

领导信箱是开设一个专用信箱，用来收集用户提出意见或建议。类似于网上

论坛，用户可以发表意见或建议，通过本信箱系统直接传递给系统设置的领导人

员，领导人员公开回复，供员工方便的查看。

1.1.5 公用通讯录

类似于个人通讯录，有通讯录管理功能和通讯录查找功能，只是这里维护的

通讯录内容是所有用户可以公用的。

1.1.5 规章制度

规章制度系统用来管理与本部门有关的各种规章制度，信息内容由专人录

入，供所有人员查询, 支持字符、图片等各种格式，其他员工只能查看。

1.1.5 政策法规

政策法规系统用来管理与本部门有关的各种法律法规及政策，信息内容由专

人录入，供所有人员查询, 支持字符、图片等各种格式，其他员工只能查看。

1.1.5 常用信息

为了便于用户的日常工作，系统设计还提供了飞机航班、火车时刻、邮编区

号、长途区号等查询管理功能。

系统中的常用链接可以将单位经常使用的各类相关站点进行设置，方便日常

工作中迅速准确的连接。

1.1.5 常用软件下载

系统可以提供常用软件的下载的功能，管理人员可以在下载列表放入常用的

软件，工作人员可以随时下载系统下载列表中的软件，如图片处理工具、视频播

放工具、杀毒软件、最新病毒库等，免去了工作人员在网上查找、下载软件的时

间和精力，提高工作效率。

1.1.6 系统管理

系统管理是为保证整个办公系统正常运行所设置，管理的范围包括部门及人

员管理、用户权限管理、公文模板制作、工作流定义、对外信息发布管理、基础

信息维护、系统日志等。以达到配置系统和改变工作流程可适应各种不同应用环

境的目的。

1.1.6 机构及人员管理



机构管理

添加、修改机构信息，设定单位树状组织结构。



岗位管理

在选定的机构中添加、修改岗位信息，一个机构中可以有多个岗位。



人员管理

在选定的机构中添加、修改人员信息，一个机构中可以有多个人员。

1.1.6 用户权限管理

系统中的用户岗位可以自由定义。在给用户分配岗位时可以与实际情况一一

对应，也可以给用户对应一个或多个已定义好的岗位。

系统中的权限已经预定义好，包括公文处理类权限（如添加文件、修改文件、

否决、处理意见等）和系统功能类权限（如案卷立卷、公文处理、电子公告、车

辆管理等）。

权限管理



公文处理类权限管理

给岗位分配该岗位的公文处理权限，从所有的公文处理权限中选出该岗位的

权限。



系统功能类权限管理

给每个岗位分配该岗位的功能权限，从所有的功能权限中选出该岗位的权

限。



用户权限的授权

有特殊权限的用户（如各科室领导及中心主任等），可以对其他下属人员进

行授权，被授权人将得到相应的权限进行相关操作，同时可以取消该人的权限。

1.1.6 电子印章管理

管理公文审批流程中，需要用到的电子公章和电子手写签名。电子公章或者

手写签名通过图片的方式由使用者保存在系统中并设置调用密码。调用时必须先

通过密码的验证才能显示出正确的图片。

1.1.6 公文模板制作

办公系统的公文大都有固定的格式，系统可以预先设置好公文的模板，公文

处理前的拟稿过程中，可以根据公文的类型套用固定格式的电子文档，如会议通

知、车辆申请等；红头文件也可现制作好，发文时调用电子版的红头文件直接填

写内容即可。

办公系统

办公系统应以易用、实用、高效、安全为主。

系统功能架构图：

公文管理

档案管理

人事管理

办

会议管理

公

后勤管理

管

其他

理

公

用

信

电子公告

文件共享

通讯录

规章制度

政策法规

电子刊物

邮

件

系

写邮件

收件箱

发件箱

草稿箱

文件夹

垃圾箱

个

人

事

日程安排

待办事宜

外出登记

提醒功能

个人文件夹

及时信息

息

论坛

通讯录

意见箱

大事件

统

邮箱设置

务

名片夹

个人信息

功能列表：

收文管理 对来文登记、批办、批示、传阅的处理，包括电子文件的处

理和纸介质的扫描处理

发文管理

公文管

示、编号登记等处理

理

公文归档 提供办公系统中的临时归档、销毁，为档案管理系统提供接

口

催督办 公文流转过程中的流程监控和催办、督办

中心内部发文处理，包括制作模板、拟稿、核稿、会稿、批

公文流程设置 提供公文摸板和流程自定义，及串签、会签、退签、并发、

流转等处理

设置文档的电子签章图片，管理图片的使用人员及权限。用

电子印章管理 户可以自制属于自己的公章图片，放入系统进行个人文档的

签名

档案管

理

案卷管理 包括案卷著录、编制、销毁、检索、借阅管理、信息统计、

打印输出等。

卷内文件管理 包括卷内文件著录、修改、销毁、文件检索、信息统计、打

印输出等。

归档文件管理 包括归档文件著录、归档文件销毁、检索、信息统计、打印

等。

外来文件管理

档案后台管理

包括外来文件登记、传阅、销毁、检索、信息统计、打印等。

用来对主题词、类目、条目、密级、借阅流程、阅读权限等

进行管理

人事管

理

人事档案 记录了所有员工的基本信息，方便调阅。灵活处理离职、退

休等事件

考勤管理 记录员工的考勤异常情况，生成考勤日报，以及生成相应的

统计报表

培训管理

人事异动

考核管理

主要对员工的培训记录进行管理，包括增、删、改、查询等

对员工的职务调整进行管理，如调动、晋升、降职等。

主要对部门工作绩效优劣进行评价反馈，支持领导和人事部

分别打分

劳务合同

薪酬管理

提供对合同的签订、续签、变更、查询的全面管理

管理员工薪资，以及与薪资相关的养老金、住房公积金、医

疗保险等。

福利管理 对员工养老保险投保、退保、月缴纳情况进行登记，打印统

计报表

会议计划

会议通知

包括会议名称、议题、主办部门、时间、地点、参加范围等

可以完成向与会者发送会议通知的工作，并接收与会人员的

反馈信息

会议管

理

会议室管理

会议纪要

对于单位会议室安排进行预约申请，登记。使用情况查询

记录各类会议精神、决议，上传相关文件，以及审批、归档、

分发等

会议查询 根据会议的基本信息查询会议计划、安排、历史记录，查看

会议的纪要等

后勤管

理

办公物品管理 完成对办公物品的入库、领用、借用、结存信息的查询和统

计

车辆管理

固定资产管理

对车辆登记、预约、审批、派车出车、维修用油等进行管理

对固定资产购买时间、金额、所属部门、使用情况、销毁等

进行管理

公用信

息

电子公告 发布单位的各种公告，配合图片或附件功能，免去人为通知

的繁琐。

论坛 建立单位内部信息交流和讨论的园地

文件共享 共享的文件组织起来，供工作人员方便快捷的查询利用或者

下载，免去了资料查找的繁琐过程，提高工作效率和文件的

利用率

政策法规

公用通讯录

规章制度

意见箱

大事件

万事通

提供与各部门有关的政策法规

用于本中心人员和日常工作中需经常使用的通讯信息

管理与各部门有关的各种规章制度

下级和上级沟通的桥梁，向领导反映情况支持完全匿名

记录单位历年来发生的各类事件，方便查阅

用于邮编区号、时刻表、天气预报、常用网址等的录入、修

改和查询

邮件系

统

写邮件

收件箱

发件箱

草稿箱

文件夹

邮箱设置

垃圾箱

起草新的邮件，上传附件并发送

用户收到的邮件显示在此文件夹中

用户发出去的邮件记录在此文件夹中

用户起草了，但还没发出的邮件文件夹

用户可以自己添加邮件文件夹

定义邮件处理规则，服务器设置

用户删除的邮件，存放在此垃圾箱中

对系统主页面栏目的层次、路径、排序、回收恢复等进行管

理

系统管

理

栏目管理

部门管理

职务管理

支持对部门信息的增、删、改、查询，设定上下级从属关系

支持对职务信息的增、删、改、查询，设定上下级从属关系

用户管理 支持对用户信息的增、删、改、查询，设定不可访问栏目及

用户状态

角色管理 支持对角色信息的增、删、改、查询，有助于减轻系统维护

工作量

权限管理 具有普通员工、栏目管理员、子栏目管理员、审批授权人及

系统管理员等多种权限设定，避免不当信息访问

流程设置

参数设置

根据实际办公流程自由控制工作节点，定义工作流程

自定义各类模版、公文参数、字典数据、考勤参数、流程类

别等

日志管理 有助于了解用户登陆系统的情况，查询管理员所做的各类操

作。

即时信息 实现中心内部人员在线用户的实时交流，还可用于掌握同事

的动向

待办事宜

个人事

日程安排

务

名片夹

个人文件库

个人信息

集中处理所有待办的工作，并自动与各模块建立链接。

方便查看每一天的日程安排，增、删、改日历，定时提醒等

对名片进行登记、管理和查询，据需要设为共享或私有

使文档资料安全有条理，可自定义目录，存放在服务器上

允许用户对自己信息、登录密码、等进行修改维护

本文标签： 管理系统信息会议进行