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2024年3月29日发(作者:)
英文书信写作格式
1. 关于标点
逗号comma:注意,我们这里使用的是半角逗号“,”不是全角逗号“,”。在英文中是极少使
用全角字符的。逗号后要空一格,不过大多数时候Word会自动帮你空好这一格。如果是使用机
械打字机打印PS的同学,这里要特别注意
句号period:注意:这里同样是使用半角句号“.”洋人是不用那个圆圈的。句号后根据不同
的写作风格可以在后面空一格或两格,这在后文有述
括号:同样注意用半角,使用是前括号前面和后括号后面各空一格
省略号:洋人的省略号是三个点,不是六个点。可以使用三个句号代替。后面空两格
叹号/问号:半角,后面空格的数量与文中句号后空格数量一致
2 字体概论
英文书信中经常使用的字体格式通常有正体,斜体和黑体。正体通常用于正文的书写,这没
什么可说的。斜体(italic)通常用于书名/船名/etc.注意英文里没有书名号的,要是表达书名号里的
东西就用斜体。另外,外来语的东西(比如你叫Wang Peng 或Francois Peterson或Iori
Yoshizumi),也可以用斜体来表示标题通常用黑体(bold)表示,另外,特别需要着重的东西(比如你
在PS里强调你学过N年的Deutsch之类)也可以用黑体
3 行距/段距概论
很多人都忽视了这一部分.实际上,行距和段距是不一样的。在一般的印刷品中,段距一般是
行距的两倍。这在Word的段落格式里可以设定。如果用打字机的,就打两下回车就可以了
另外,如果有1,2,3这样的列举项时,列举项要相对正文缩进一个tab的距离(四个半角
空格),如
There are four board managers here in AdvancedEDU of , each of whom
has its own specifications.
1) birdf, whose major
2) ilovekoala,
3)......................
4. 主要模版的写法
4.1 Letter Contemporary
这个模版的最早原形可以追溯到一战左右的出版物。最早时这个模板被用于高层政府官员
间的通信(非政府公文),所以蛮有些现代气息。到二战左右,这个模版已经定型了。在官方的
备忘录和现今的大多数出版物中,这个东东的影子都存在.
这个模版应用的字体是Times New Roman
对书信,这个模版主要格式如下:
(右对齐)单位,地址,电话(每项另起一行)
空两行
(以下左对齐顶格)
日期
空一行
对方的单位/地址/电话(每项另起一行),如果是给教授写信就免了,但给小秘
写还是要的
空一行
Attention:xxxxxx就是你要找的人的名字,还是那句话,如果是给教授写信就免了
,但给小秘写还是要的)
空一行
Dear xxxxxx:
Subject:..............你在信头可以加个标题写上你这封信主要想说些啥,比如
Question with the function of RNPs during the post-modification process
of mRNA.套磁可用.注意每单词第一个字母大写
然后就可以开始写正文了。注意每段前不空格。
句号后空一格或两格都成,不过注意要统一
正文结束
Sincerely
空一行
姓名,头衔,单位(每项另起一行)
如果签名,签在紧跟单位后面那一行的右对齐位置,签大一点
4.2 Letter Elegant
这个模版的历史可老了,真的是tooooooooold.可以溯至拉丁语通行的那时候,反正
出现活字印刷术的时候它肯定已经在用了.如果看当年那些特别老的手抄本羊皮书
,也全都是这种格式.也正因为如此,这个模版不仅可以用在打印的书信上,即使是手
写的书信,这个模版也一样可用.如果是一些正式的特NB的政府组织的备忘录或年鉴
,一般都是这种格式
如果你是教授或大学教务处人员的话,回信用这个格式,是最合适不过的了
这个模版应用的字体是Garamond
主要格式如下
(右对齐)日期
空一行
(以下左对齐顶格)
对方的单位/地址/姓名(每项另起一行)
空一行
(顶格)Dear xxxxxx:
(居中)(注意,这里要使用"小型大写字母"那个选项,也就是看上去一
整个标题都是大写字母,只是高度不同.如果是打字机,就开大写锁定).(不换行紧跟
)文件号(比如File No. 312.4A,用在很正式的文件,比如经常看到的"校长办公室文
件第x号")
(左对齐)
正文,注意每段前空五个字符,可以用Word的"首行缩进".如果使用and连接两个名
词或并列的短语的时候,要用&
句号后空两个格
(正文结束)
空一行
(右对齐)Sincerely Yours
(右对齐)你的名字(打印)
(右对齐)你的名字(签名),注意签名要有一部分压住打印的名字
空一行
(以下左对齐顶格)
职位,单位,地址(每项另起一行)
4.3 Letter Professional
这个模版的历史最短,据AHD的附录说它出自于六七十年代左右那些工程师之间的
通信,由于它使用的字体无装饰线,所以在很坏的环境中(如弱光,户外)等也能看得
很清楚.如果你是学工科的,要给老板或未来老板写一份manual或相应的什么东西,
这个最合适
这个模版应用的字体是Arial
对书信,这个模版主要格式如下:
(右对齐)单位,地址,电话(每项另起一行)
空两行
(以下左对齐顶格)
日期
空一行
对方的单位/地址/电话(每项另起一行)
空一行
空一行
Dear xxxxxx:
Subject:..............注意每单词第一个字母大写,整个标题使用Bold
然后就可以开始写正文了。注意每段前不空格。
句号后空一格或两格,不过注意要统一
所有需要重点标出的词语都可以用Bold格式
正文结束
Sincerely
空一行
姓名,职位,单位(每项另起一行)
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