Word 自动生成目录和参考文献的技巧

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2024年3月29日发(作者：)

Word 自动生成目录和参考文献的技巧

网上搜索了相关资料，通过学习与实践，现将本人的学习成果与君共同分享，为那些

因写论 文而对目录和文献犯愁的友友们提供些许方便，不足之处诚望提出批评与指正。 一、

word 自动生成目录 1、点击“视图”中“大纲” ，将所在文档切换成大纲形式，然后设

置所要设定目录的大纲级 别。 点击左上角 “正文文本” 框进行选择级别， 一般论文格

式为 1、 3 级目录。 2、 设定好后， 在“视图”中选择“普通”形式，再切换回来。 2、

打开正文文本，点“插入”分别选“分隔符” “分页符” ，即会插入新的一页，可把目

录 放在此页，方法是：将鼠标放在左上角，点击“插入”→“引用”→“索引和目

录”→“目 录”选择想要的模式→“确定”即完成。文本内容格式可根据论文要求设置，

在“格式”中 选择“样式和格式”即可设置。 二、word 自动生成参考文献 1、光标移

到论文中要插入参考文献的地方，菜单中“插入”→“脚注和尾注”→对话框中 选择“尾

注” ，编号方式选“自动编号” ，所在位置选“节的结尾”“自动编号”后选择阿拉 。

伯数字。 2、 确定后在该处就插入了一个上标 “1” 而光标自动跳到文章最后， ， 前

面就是一个上标 “1” ， 第一个参考文献输入成功。 3、然后加入上标中的小括号，随

之在论文中需要加入文献的地方复制粘贴即可，上标数字 随文献的增加会自动排序，非常

爽！ 4、 将文章后面的上标数字格式修改成正常格式。 办法是： 全选中→点击鼠标右键

选 “字体” →选中“上标”→选择需要的字号→“确定”即 ok，然后加[]括号（论文要

求） ，从 1 开始 复制粘贴，阿拉伯数字会自动排序。 5、删除参考文献前面存在的短

横线。具体操作：将切换到普通视图，菜单中选“视图”→ “脚注” ，这时下方会出现

尾注的编辑栏，在尾注右边的下拉菜单中选择“尾注分隔符” ，这 时选中并删除出现的

短横线，再在下拉菜单中选择“尾注延续分隔符” ，选中并删除出现的 长横线，然后切

换回到页面视图。 6、编入参考文献。在下面相对应的位置输入参考文献内容，这时插入

文献基本完成，无论 论文如何改动，参考文献如何删减，参考文献都会自动排好顺序，论

文内容以及后面的文献 会随之变动，文献越多越能体现优势，昨天写论文的时候开始的初

体验，巨爽！

Word2007 中参考文献自动生成

使用尾注： 1．光标移到要插入参考文献的地方，菜单中引用——脚注（大框框）——

右下角的箭头— —设置尾注为文档结尾，编号 1,2,3，——插入。 2． 确定后在该处就

插入了一个上标 “1” 而光标自动跳到文章最后， ， 前面就是一个上标 “1” ， 这

就是输入第一个参考文献具体内容的地方。 3．将文章最后的上标“1”的格式由上标改

成正常（记住是改格式，而不是将它删掉重新输 入，否则参考文献以后就是移动的位置，

这个序号也不会变） ，再在它后面输入所插入的参 考文献（格式按杂志要求来慢慢输，

好像没有什么办法简化） 。 4．对着参考文献前面的“1”双击，光标就回到了文章内容

中插入参考文献的地方，可以继 续写文章了。 5．在下一个要插入参考文献的地方再次按

以上方法插入尾注，就会出现一个“2” （Word 已经自动为你排序了） ，继续输入所

要插入的参考文献。 添加标号上的方括号： 1.用的尾注，在菜单中的开始——替换中查

找内容填写^e，替换为[^&]即可。 2.用的脚注，在菜单中的编辑——替换中查找内容填

写^f，替换为[^&]即可。 （这里建议在一篇文章都写完后再将方括号加上会省去很多意

外的麻烦） 所有文献都引用完后， 你会发现在第一篇参考文献前面一条短横线 （页面视

图里才能看 到） 如果参考文献跨页了， ； 在跨页的地方还有一条长横线， 这些线无法

选中， 也无法删除。 这是尾注的标志，但一般科技论文格式中都不能有这样的线，所以

一定要把它们删除。 删除横线的方法： 1．切换到普通视图，菜单中引用——脚注（大

框框）——显示备注，这时最下方出现了尾 注的编辑栏。 2．在尾注右边的下拉菜单中

选择尾注分隔符，这时那条短横线出现了，选中它，删除。 3．再在下拉菜单中选择尾注

延续分隔符，这是那条长横线出现了，选中它，删除。 4．切换回到页面视图，参考文献

插入已经完成了。 这时，无论文章如何改动，参考文献都会自动地排好序了。如果删除了，

后面的参考文 献也会自动消失，绝不出错。参考文献越多，这种方法的优势就越强大。若

要在不同的段落 引用同一篇文献，则需用到交叉引用。 交叉引用： 1．光标移到要插入

参考文献的地方，菜单中引用——题注（大框框）——交叉引用——设 置引用类型为尾

注，引用内容为尾注编号——选择要插入的尾注对象——插入。 2．确定后在该处就插入

了一个你想插入的参考文献条目编号，修改格式同上。

在尾注后插入新页 在尾注前分节，页面布局-分隔符-分节符-下一页，然后点工具栏

中尾注右下角的小方框，将 为尾注位置选定在节的结尾 从某一页开始编页码 在该页前插

入分隔符-分节符-连续，然后将该页的页眉或页脚（页码在哪就是哪）链接到前 一条页眉。

然后就可以把前面不需要编码的页面的页眉全删掉

Word 中自动生成参考文献

脚注是在页面下端添加的注释， 如添加在一篇论文首页下端的作者情况简介； 尾注

是在 文档尾部（或节的尾部）添加的注释，如添加在一篇论文末尾的参考文献目录。 若

用手工添加脚注和尾注，则既麻烦又易出错。当用 Word 添加脚注和尾注时，操作步 骤

变得简单了，且不易出错。 Word 添加的脚注和尾注由两个互相链接的部分组成。 注释

标记和对应的注释文本。 即： Word 可自动为标记编号或由用户创建自定义标记。删除

注释标记时，与之对应的注释文本 同时被删除。添加、删除或移动自动编号的注释标记时，

Word 将对注释标记重新编号。添 加脚注和尾注的方法是选择菜单：插入 (I)→引用(N)→

脚注和尾注(G)，然后单击确定。这 里有一些设置，大家可以自己琢磨，都比较简单的。 但

是很多杂志和论文要求参考文献编号带有方括号，而 Word 的脚注和尾注默认编号格 式

中唯独没有方括号，如果用自定义方法加入方括号，当你调整段落顺序后，参考文献的序 号

不会跟着调整，麻烦更大了。网上有不少文章介绍如何添加方括号的。不外乎两种情况： 一

是采用宏，二是下载一个第三方软件安装。对于一般的 Word 用户采用宏还是有难度的，

下载一个第三方的软件进也比较费劲。 怎样给 Word 文档的脚注和尾注编号加上方括号

呢？我们可以采用 Word 的替换(E)功能 里面。 大家一般都熟悉常用的查找和替换， 但

是一些特殊字符的查找和替换恐怕很少有人用 过。比如怎么批量清除段落之间多余的空行

呢？我们只要查找^p^p，并替换为^p 即可，即 把多个换行符替换为一个。这里的^p 就

是换行符。 怎样用替换功能给脚注和尾注编号加方括号呢？我们还是采用默认的 1,2,3

插入尾注， 在做完所有工作后，再用 Word 的特殊字符将尾注编号格式替换为带方括号

格式的[1],[2],[3] 即可，当然也可以替换为<>{}【】()等你想要的任何格式。 具体操作办

法如下：如果用了尾注就查找尾注标记^e，然后全部替换为[^&]即可；如果 用了脚注就

查找脚注标记^f,再全部替换为[^&]便可以了。 或许你记不住这么复杂的特殊字符书写法，

可以在“替换(P)”对话框中点开“高级” 选项，在“特殊字符(E)”中进行选择，这样就

更加方便了。

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