【档案专题】九、电子档案移交与统计

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【档案专题】九、电子档案移交与统计

导读：主要针对电子档案移交与统计相关内容介绍。对从事电子档案管理信息化的职业而言，不断夯实电子档案管理相关理论基础是十分重要。只有通过不断梳理相关知识体系和在实际工作当中应用实践，才能走出一条专业化加职业化的道路，从而增强自身核心的竞争力。

1、电子移交接收

电子档案移交是按照国家规定将电于档案的保管权交给档案馆的过程。

电子档案接收是档案馆按照国家规定收存电子裆案的过程。

《电子档案移交接收操作规程》(DA/T93-202)

移交数据要包括电子档案的目录数据、内容数据和元数据等。

1.1 电子档案移交清单

1.2 电子档案移交信息包

示例( 以件为单位整理 )

1.3 目录文件XML信息格式

1.4 电子档案移交接收登记表

2、电子档案统计

2.1 电子档案统计

统计是收集、处理、分析、解释数据并从数据中得出结论的活动。电子档案的统计具有统计工作和管理工作双重性质，是定量认识电子档案和电子档案管理工作的重要工具，是对电子档案实行科学管理的重要手段。

电子档案统计应当依托电子档案管理系统实现以下统计要求:

• 能够按照档案的全宗、门类、年度、保管期限、密级、卷数、件数大小、格式、时长、销毁、移交等要素，对电子档案数量与存储容量进行统计。
• 能够按照年度、门类、保管期限、卷数、件数、利用人次、利用目的复制、下载等要素对电子档案利用情况进行统计。
• 能够对电子档案数据库存储容量的分库，分类进行统计。
• 能够对电子档案目录数据、元数据分类统计。
• 能够对电子档案的存储容量、数量按照时间、单位等进行统计。
• 能够依据模板对电子档案相关各类统计数据生成报表、进行可视化呈现。

统计表示例

饼图、圆环图示例

柱状图示例

折线图示例

2.2 电子档案分析与挖掘

电子档案分析与挖掘是指运用数据分析和数据挖掘方法对电子档案进行分析，从中提取有用的信息的过程。电子档案分析与挖掘是电子档案统计工作的扩展和深化，是发掘有用信息、实现电子档案价值的重要管理流程。

数据分析与挖掘都是从数据中提取有用信息的方法。

• 数据分析一般用统计分析方法(对数据进行分析，侧重于对数据的理解和解释;
• 数据挖掘则一般通过算法发现隐藏于数据中的信息，侧重于从数据中发现隐藏的模式和规律。

文本挖掘示例

2.3 电子档案的评估

电子档案的评估是在电子档案管理过程中通过对电子档案管理业务活动和风险进行分析、评价，以实现预防风险、支持决策的重要工作流程。

电子档案管理评估是一个持续改进的循环过程，包含信息收集和分析评价与实施、监控、审查四个步骤。

电子档案风险评价

是指对电子档案管理过程和电子档案管理系统的风险识别、分析和评价全过程，是电子档案安全管理的重要前提和基础。电子档案风险评估按照风险识别、风险分析及风险评定的步骤开展。

注：内容经过筛选整理形成读书笔记。