奥迪“抄袭门”背后的项目外包管理问题

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奥迪“抄袭门”背后的项目外包管理问题

近日，奥迪小满广告抄袭登上了微博热搜，随后奥迪官方全面下架了该视频并发布声明和道歉，承认此次广告文案抄袭博主北大满哥，但表示此次宣传片是外包给创意代理公司M&C Saatchi（上思广告）执行，随后该广告公司也发布道歉声明。在这起事件中，虽然创意公司需要负最大的责任，但品牌方也因此而承担广告抄袭的负面舆论对其品牌形象造成的严重损失，这是一则典型的外包项目管理疏忽导致的问题。

在项目管理中，由于资金成本、专注核心业务发展以及分担风险等原因、企业会将生产或经营过程中某个环节交由其他公司来做，通过外包，达到降低成本、提升效率、充分发挥自身核心竞争力的目的。外包能够让企业降本增效，提高市场竞争力，但在进行项目外包管理时，处理不当则会承担更大的风险。
在企业项目管理中，我们会经常遇到外包项目，那么如何进行管理才能有效规避风险，最大化实现外包的价值呢？

1.外包项目的管理难点

要知道如何才能有效进行外包管理，首先要梳理出外包项目管理的核心难点，对症下药，才能”药到病除“。

1.1与外包商缺乏沟通导致项目进度偏离
首先是公司对外包团队疏于沟通管理，认为最重要的就是外包合同的签订，其他就交给外包团队即可；其次是外包团队办公地点可能不在本公司内，沟通上主要依靠线上交流的方式。交流的碎片化，会导致关键信息容易遗漏，也不易发现项目中的问题，项目的进度就容易发现偏离；当出现问题后追责起来又会各种甩锅，这就是没有进行系统管理所暴露的问题。

1.2双方对于项目目标的认知不一致
在进行外包项目时，经常会出现外包团队的后续工作方向与本公司期望目标偏离的现状，这是由于一开始就对项目目标的认知没有达成一致。

1.3对项目的质量衡量难以达成一致
外包项目，最重要的就是对项目完成的质量要求，但由于是外包的团队，不像本公司团队管理轻松，在质量的衡量标准上，往往会有出入，出现返工的情况就会导致项目进度延误。

1.4对外包的工作进度难以进行实时监控跟踪管理
外包工作进度的掌握主要靠沟通来确认，而往往跟外包团队的沟通不会特别频繁，没有及时的进度跟踪，对于项目的进度偏离风险就无法及时识别处理。

以上外包管理的四大痛点问题，相互之间也存在着一定的关联。例如，因为沟通的缺乏会造成双方对于项目目标的认知不一致和无法进行工作实时进度监控；而目标认知不一致又会导致对项目的质量衡量标准无法达成一致。这也反映出是缺乏系统完善的外包管理流程所导致，管理流程不完善，一个环节的出现问题就可能会影响到其他环节。

2.建立完善的外包管理流程

在梳理外包管理的痛难点后，如果没有形成一套完善的工作流程对外包项目进行管理，就会出现一些风险。明确且合理的外包管理流程的建立，会大大规避外包风险，实现外包带来的降本增效。以下几个核心部分是可以重点关注的：

2.1在项目开始前，双方需明确项目目标以及项目质量衡量标准。
这一步骤可以帮助外包团队后续很好的开展工作，确保项目目标不偏离的同时保障项目的质量符合标准。
项目的目标以及项目质量的达成标准，通常会签订在外包合同中。但是项目开展前，项目经理还是应跟外包团队之间进行良好的沟通，确保外包团队都理解熟知项目目标及质量标准，可以在项目开始前与外包团队进行一个正式的会议沟通。

2.2在项目进行时，积极的沟通管理以及进度监控必不可少。
在项目进行时，项目经理通过积极沟通以及进度监控，可以有效识别外包团队遇到的风险问题，及时帮助解决，确保项目进度的顺利推进。
虽然将工作外包出去，但是这部分也是企业项目的一部分，顺利的完成也有利于整体的推动发展。在具体工作中，密切的沟通则是确保双方信息一致的有效途径，同时可以第一时间了解外包团队的工作状态、处理外包团队的问题，这样可以避免项目返工导致工作进度的延误，也有助于双方友好合作。

2.3在项目结束时，及时进行考核以及复盘经验总结。
这一步骤，可以有效提升工作质量以及后续经验的学习借鉴。
外包团队考核机制的建立，可以有效确保项目的质量，也可以规范约束工作日常行为。这个可以由双方协商确认后，严格执行。考核内容可以从两方面出发，一方面是项目完成的情况，这个可以通过项目交付物质量、进度等情况来评判；另一方面是日常工作表现，这个评价多为主观感受，例如信息反馈的及时性、有效性。

项目结束进行复盘，这是项目经理都应完成的一个重要步骤，有利于通过项目经验的积累，提升项目管理能力。

以上三个过程主要依赖项目经理个人能力进行管理实现，在实施中，如果借助专业的项目管理工具，可更好的跟外包团队进行协同办公，实时掌握项目进度，节约沟通成本；同时对外包团队进行更为规范的管理，使外包管理轻松高效。

3.使用专业工具管理项目外包

3.1专业外包管理模块，信息全面统一管理
专业的项目管理系统是基于项目维度管理项目全生命周期，包括对项目的外包管理。在外包概览模块为管理层直观、清晰、具体地展示了外包管理各项指标：包括外包的人员数量、资源类型分布、入场离场趋势分析、人员利用率分析；供应商数量以及年度外包总工时及外包总成本。通过全面的外包指标展示帮助管理层进行及时评估、精准决策。（详见下图）

（图1：外包概况视图）

3.2外包团队进出场流程规范
系统对于外包团队的进出场配置相应的申请审批流程模块。规范的审批流程，方便后续的外包人员的管理。入场申请时，会对外包人员进行所属部门分配，一旦入场申请通过，外包人员就和企业员工一样进行管理，可以给其在系统中设置相应的权限；根据项目的进展可以进行外包人员的灵活配置，而流程规范，便于双方掌握外包人员的使用情况。（详见下图）

（图2：外包人员入场流程视图）

3.3外包人员参与项目情况一目了然
在外包人员模块，包含企业目前所有的外包人员的信息。其中每一位外包人员的属性（个人基础信息）、所有参与项目、技能、资源绩效考核、出入场记录都详细涵盖。最重要的是外包人员参与项目任务的管理，通过这一模块可以全面、及时掌握。（详见下图）

（图3：外包人员参与项目视图）

项目经理对于外包人员的项目进度也可以在项目计划里进行统一监控。项目经理根据项目实际情况需要进行外包人员资源申请后；部门经理审核批准通过后，即可在项目计划给外包人员进行任务分配，外包人员通过系统也会接收到相应的项目任务，可以进行工时填报和任务进度汇报。对于外包人员所负责的比较重要任务的交付物也可设置评审流程，确保其质量。（详见下图）

（图4：外包人员参与项目视图）

3.4外包人员配置绩效考核，确保工作质量
可以根据具体合作情况确定是否需要对外包人员进行绩效考核，一般而言，长期合作的外包关系会对外包人员的管理建立一套绩效考核机制，确保外包人员的工作效率和工作质量。系统支持绩效管理计划的制定，项目结束时，项目经理可以在系统中查看外包人员的交付物报告、工时报告等客观的数据进行绩效评定。这种绩效考核机制，可以促进外包人员工作的积极性到达工作高质量完成。（详见下图）

（图5：外包人员绩效评价视图）

4.总结

将项目进行外包是一件降本增效利于企业发展的事情，但并不是将包袱打包完全扔出去，不进行相应的管理以及责任的承担，反而会成为企业的一大风险。
抓住外包管理的难点，进行完善合理的管理流程建立：通过项目开始前的目标和质量衡量标准的确认、项目进展中的良性沟通和项目进度的监控以及项目结束时的绩效考核和复盘总结三步骤的完成，可以有效规避风险，确保外包项目的工作质量。而结合专业的项目管理工具，则是使外包管理更全面、轻松、高效，保障其顺利交付的同时，最大限度实现外包的价值。