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愁人，年终总结咋写更有逻辑？
工作中，你是否也有过类似的烦恼？
实际工作中，文档并没有发挥出沟通的作用
- “作者”很郁闷，文档里该写的都写了，可就要问
- “读者”很无奈，有些文档厚重繁琐，导致没人喜欢看文档
文不在多，而在读懂，那么如何提高文档的理解效率呢？想要文档表达清晰，结构化写作少不了。
这样写作，理解效率更高
左边案例中，读者更容易找到自己需要或是与自己有关的内容。右边案例里，在没有分段/分章/分节的情况下，从文字中梳理出一条能让读者看得清清楚楚的逻辑线，是有难度的。要想写出清晰好理解的内容，方法记两条：请使用“类”、“比”的结构化写作。
- 类：归类分组，让表达层次清晰。
- 比：逻辑排序的应用，有序就是逻辑，无序就是混乱。
好文档处处体现着“类”、“比”。
结构化的第一特征，类：归类分组，找关系
有科学研究表明，人类大脑同时处理信息的容量是按“组块”（chunk）来衡量的。把一串电话号码11个数字拆成3 - 4 - 4分组后会更好记。比如，数据库设计文档包括了需求分析、概念设计、逻辑结构设计、物理结构设计、系统实施、运行维护这6组相互有关系的模块。
结构化的第二特征，比：逻辑顺序，即写作顺序
逻辑顺序，即写作顺序，仅需要掌握三种顺序。
第一、时间顺序，整个工作流程上有先有后，适合写某功能的操作步骤，是很常见的使用方法。
第二、重要性顺序，有主有次，适合从基础功能到高级功能的递进写作。
第三、结构顺序，将整体划分为不同的部分，适合写出事物诸多方面的特征。
文档结构化的技术
金字塔原理是逻辑表达的经典工具，从中诞生了两种结构和一种原则：
结构一、自上而下结构，从中心论点向下逐层展开，总分有序。写作每组内容可以从时间顺序、重要性顺序、结构顺序中挑选
结构二、自下而上结构，适合用在没有框架时，抽取共通的属性/特征后，指向共同的结果/目的
前两种结构工具可以作为相互的补充。
一种原则：MECE原则是检查每组中的内容要符合，属于同一范畴，但相互独立。当我们在使用前，可以拿来主义，学习已有的经典分类模型，比如销售4P法、时间管理的重要-紧急二象限、招聘面试SWOT法、质量管理PDCA、项目管理“人机料法环”等。常用的是结构顺序。
又到了年底写总结
临近12月，这个2022年马上就要结束了，接踵而来的年终总结、工作述职、明年工作规划、项目复盘、晋升答辩等，全是一份份的写作任务。
就拿年终总结来说，我用金字塔原理自上而下的结构，为你梳理了写作思路，年终总结三步走：
- 第一步，确定主题思想
把自己做的事情列一份清单，从中提炼出中心思想，准备运用金字塔原理自上向下去层层分解。
举例，2021年终总结主题：完善用户体验、继续提升质量和效率、探索DITA在业务里的应用
- 第二步，做分组搭框架
围绕年终总结的中心思想，将工作结果和过程运用“归类分组，找关系”，一般可以分解为三个模块：完成的成绩、遇到的问题、未来的计划。这三者之间是逻辑递进的关系，每个模块还可以继续向下分解。
- 第三步，放入素材
把素材信息填写到框架对应的位置中，一份年终工作总结大纲就完成了，接下来按照上文教过的三种“逻辑顺序，即写作顺序”开始撰写吧。
这样一份表达清晰、层次分明且言之有物的材料，不仅老板理解了你的工作很有价值，说不准，还为自己新一年晋升打好了基础。
如果你喜欢本文，也喜欢写作，欢迎联系作者交流。
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