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线上资料管理系统设计
一.线上资料管理系统的背景
1.智慧城市行业背景
从事智慧城市行业信息化咨询、策划、设计、开发、运维等一系列服务的软件公司，由于智慧城市类的相关业务特点，需要了解和掌握较为全面的各类知识技术，
从政策和背景角度，每年各地市政策都在不断变化调整；
从用户和市场角度，政府部门、事业单位、国有企业、私营企业、平台公司都会是相关产品的需求者；
从业务和场景角度，规划策划、智慧园区、智慧校园、智慧招商、智慧城市...不断衍生出新业务和新场景；
从技术栈开发角度，UE引擎、WebGL、Cesium、AI、大数据、云计算...各种新技术版本不断更新迭代；
从标准和规范角度，整个行业还存在一定的空白；
对外：
鉴于智慧城市这个行业的种种特点，或者说作为一家以咨询、方案策划、设计实施服务的公司，首先就要求我们能够实时更新自己的知识和资料，在遇到各种用户的需求时，能够快速找到市面上和行业中主流并且符合自己能力技术栈的解决方案，然后形成量身打造的方案，这个方案可能是pdf或ppt的形式，但是关键在于，如何快速形成符合需求的主流实际方案，这就需要有一定的方案阅读量和资料储备，有了充足且时效性强的方案、资料储备，有两点好处：
- 能够快速拼凑出初版方案，将省下来的时间用于和用户沟通交流修改优化工作中；
- 能够出具非常符合时长和行业主流的方案，能极大提高用户需求的命中率；
对内，从储备的方案资料库中：
- 能够学习他人方案的文字内容，比如对项目、业务背景的描述，或者政策、环境的相关文案，这些文字内容如果遇到优秀的可以摘抄积累下来，作为自己的相关方案素材储备库；
- 能够学习他人方案的内容结构，比如背景概况、业务场景、技术介绍、解决方案、案例分析、实施计划各个部分的顺序/详略分布/结构重点等等，都有助于帮助自己有意识的形成方案框架模板；
- 能够学习他人方案的表现形式，比如框架图、效果图、流程图等等，这些素材即便不拿来复用，也可以根据这种形式的样例，结合自己公司技术实际去有针对性的制作方案素材库；
- 能够学习他人方案的技术选型，了解各个行业、场景需求实现的技术栈选择，帮助修正和优化己方技术团队建设或者技术分包/合作商的选择；
2.线上资料管理系统的“外脑”意义
“人的大脑是用来思考的，不是用来记忆的”，记忆和大规模的信息管理会消耗脑力，而影响思考的效率，因此我们要建立一个帮助我们规律化、规则化、系统化地管理信息的工具，也就是——外脑，外脑由两个系统构成：
第一，是存储信息的系统
第二，是索引信息的系统
想要建立起“外脑”，我们要做三件事：
第一，是将信息导入到外脑中；
第二，是根据实际情况建立起有效的分类、标签、索引...的规则；
第三，是能够对外脑中的知识和信息快速提取使用；
建立外脑这件事最最最重要的，那就是摒弃形式主义，真心把它当做管理和提升自己的杠杆、工具，务实且长期地去使用它、维护它，在使用的过程中，不断优化自己的规则和内容，不断从已有的内容中反复梳理和提炼；
二.线上资料管理的现状
1.路径化-线性的资料管理
目前我们管理资料有两种方式，一是电脑本地，二是线上网盘，通过创建分类文件夹的方式，一层层对资料进行细分，然后保存在文件夹路径内：
这当然是目前主流的线上资料管理手段，一来符合长久以来的电脑文件存储逻辑，二来技术成熟且稳定，对于文件资料的存储需求而言是完全符合要求的；
但是路径化的存储方式也存在一些不完美的地方：
- 从存储归类的角度，一个资料只能保存在一个文件夹内，在智慧城市行业中的解决方案，往往涉及多个关键业务信息，这就使得对跨词条的资料分类较为困难；
- 从信息结构的角度，此类保存手段以源文件保存为主，只能获取【资料名称】和【文件类型】两个信息，其中涉及内容的部分只能通过在线预览查看，如果网速或者带宽不够，还需要下载，因此信息获取效率不高；
- 从检索难度的角度，这种方式只能够按照保存的路径涉及去检索，这样对资料管理系统的维护者要求非常高，需要他/她有非常标准且明确的业务分类标准体系，并且要保证每个使用者都知悉并遵守，因此有较高学习成本；
- 从检索效率的角度，当用户需要查询一类资料时，①需要通过文件夹路径逐层下钻，这个过程可能存在至少3、4次的信息判断和查询；②看到资料列表后，需要对其中的名称进行逐个审查选择可能对自己有用的；③在线预览，如果网速带宽不理想则需要下载；④下载查看后的资料是否有含金量或者有帮助，以及对资料的一些反馈无门，下次检索资料，或者其他人检索，都要照上述步骤重复一遍；
- 从管理习惯的角度，系统运维者们可能会形成“只是上传资料放在这个文件夹就行了”的观念，因为资料原文件只是上传保存，那么对其内容的审查，以及对其他用户使用体验也就无从提高，会形成消极的信息管理习惯；
- 从逻辑关联的角度，在一个线性路径中的资料，只能和上数个路径的文件夹名称，形成单向的线性关联，至于该资料和其他路径的资料是否存在重叠或者通性则很难得知；
2.扁平化-网状的资料管理
电脑本地和线上网盘，实际上解决的是资料管理的【存储】问题，但是没有在【检索】上下功夫，扁平化信息管理系统解决的主要是资料【检索和应用】的问题；
下图是路径化-线性的资料其信息结构、概念形态，以及信息的表现样例：
下图是扁平化-网状的资料其信息结构、概念形态，以及信息的表现样例：
两种资料的信息结构差异非常明显，路径化资料通过文件夹（路径）的定义，一层一层下钻定位到目标资料；
而扁平化资料，资料本身通过各种标签（业务标签、类型标签、来源标签...）形成一个网状结构，彼此之间通过节点的标签建立联系，一旦通过词条进行检索：
而且最关键在于能够实现一些复杂特征标签的组合，以实现更加灵活多变的需求，比如，
想要获取同时具备【AI】和【解决方案】标签的资料：
想要获取具备【AI】或者【解决方案】或者【5G】】标签的资料：
所以，通过这种基于词条的线上资料管理系统，能够实现以下几点好处：
- 从存储归类的角度，每个资料无需摆放路径，只需上传并配置好资料的信息以及词条即可；
- 从信息结构的角度，除了名称、类型之外，还能添加诸如【来源方】、【关键字标签】、【备注】之类的属性；
- 从检索难度和检索效率的角度，只需通过名称关键字及【类型】【关键字标签】条件，一步检索即可；
- 从管理习惯的角度，系统运维者们因为需要审阅资料内容再打标签，因此会提高资料管理的标准和规范；
- 从逻辑关联的角度，根据所需【关键字标签】和【与或逻辑】能够检索所有相关资料，形成关联逻辑；
最终，通过将一份份资料进行内容确认、数据标注、上传的工作，可以形成一个线上的扁平化检索资料库：
通过这种方式，点击图表中的柱状、饼状图、透视表，或者从左上方筛选条件中设置，就可以在右上角的资料列表中进行筛选，然后通过在线预览确定要查询下载的资料，进行批量的打包导出下载；
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