告别电脑文件混乱和找不到，电脑文件高效整理新思路

编程入门行业动态更新时间:2024-10-24 04:46:15

一、前言

喜迎当今信息时代，信息的获取越来越廉价，我们所接收的文件也越来越多，对于大多数习惯了自由散漫的人来说，缺乏对文件进行管理的意识和思维，导致我们的电脑桌面满屏文件。

也许你每次打开电脑，对桌面满屏文件感到成就感爆棚，我这么勤奋！！！

也许聪明的你，竟然每次都能一眼找到昨天的那个文件……

不过你也经常有失误的时候，比如说，老板突然跟你要……你找呀找呀找不到

为了使我们精彩的人生，宝贵的时间不浪费在找东西上，我站在一些睿智网友的肩上闭关修炼一个月，形成文件管理的三步曲：命名、分类和搜索。

二、文件命名

a) 文件名一般包含成元素

        ①所属类别，例：知识管理、金融常识、素材图库
        ②核心内容，例：时间表、报价表、案例分析
        ③主关键字，例：西方、设计、绘画
        ④修订时间，例：20171029
        ⑤特殊编号，例：HL0001，ABC005
        ⑥版本编号，例：V1.1，V2.0

     b)   文件命名的规范
       ① 唯一：尽可能地做到文件名的完全不一样，也就是命名就要尽可能的详细些
       ② 统一：建立属于自己的统一命名规则

c) 文件和文件夹命名例子

三、文件分类

a)   删除无用文件
首先要做的是对文件进行评估，并删除没有用的文件。否则你的文件整理可能永远无法结束，你觉得价值不大的文件，你就应该大胆地删除它，可删除的文件包括：重复的文件、失效过时的文件、可留可不留的文件、网上能轻易下载到的文件、貌似感觉似乎有点用的文件。
b)   MECE原则（Mutually Exclusive, Collectively Exhaustive / 相互独立、完全穷尽）
要做到「既不重复，也不遗漏」，分类就要使用同一个维度进行分类，比如，我们对衣服进行分类，分类可以按季节分为春秋款，夏季款和冬季款，按场合可以分为工作服、休闲服、运动服和礼服，按身体部位可以分为上衣、裤子、鞋和配饰。
只要使用一个维度进行分类，都能做到不重复、不遗漏，很MECE。但如果你把衣服分为春秋服、休闲服和上衣时，那么分类既会有重复，也有遗漏的部分，不MECE。
c)   文件分类的其他原则
①   文件夹层次不要超过3层，最好的情况就是是父子孙3层。
②   越是常用的文件夹，权重应该越高，文件夹的目录层级就应该上调。
③   为文件夹加入编号，如果可以，还可以给文件夹自定义一个文件夹图标。（文末附下载）
④   对于那些不能及时整理、不知道如何分类的文件，我们就新建一个临时文件夹。

d) 文件分类辅助工具

对文件进行命名和分类，系统自带的资源管理器就能实现，但效率不高，甚至可以说很低，使用起来需要做很多重复无意义的操作，我们需要更好的替代品。

这其中最负盛名的当属 Total Commander，同类软件里的楷模，拥趸者甚众。但在多次的尝试使用后，我还是选择了放弃使用。界面简陋不说，操作逻辑也反直觉，这对一个已经习惯了 Windows 操作逻辑的人来说会大呼难受。一番试用对比后，我最终选择了 Directory Opus，它能完成 Total Commander 的大部分功能，操作逻辑也与 Windows 相似，不用怎么学习就能上手使用，很难得的做到了强大且易用。

四、文件检索

基于一个正确的分类和命名方法，一般是不会忘记文件存储路径的，为了更高效的检索方法，介绍以下几种文件检索工具：
a) Windows 系统检索小工具Everything

Everything 下载地址http://www.voidtools/downloads/

b) 资源管理器插件 QTTabBar + 文件定位工具栏 Listary

① 资源管理器插件 QTTabBar
QTTabBar 最主要功能是多标签浏览，用来文件操作和文件管理都非常方便，有了它，系统自带的资源管理器就像重获新生了一样。除了多标签功能外，这些功能也非常值得说道：

标签群组：就像是浏览器的书签文件夹，可以设定常用文件夹列表，需要时一键打开;
关闭记录：就像是浏览器的历史记录，让你方便打开或查看最近关闭的文件和文件夹;
标签锁定：可以锁定某个标签，防止被取代或者关闭，还有窗口置顶功能;
快捷预览：鼠标移动到文件或者文件夹上时，会显示文件是预览图以及文件夹内容预览

① 文件定位工具栏 Listary

Listary 是一款极其强大的文件资源管理器增强工具，它可以帮助你快速定位文件、执行智能命令、记录访问历史、快速切换目录、收藏常用项目等。可以肯定，在使用它后，你就再也离不开它了。

② Listary介绍

Listary的三种搜索场景

快捷键。连续按两次 Ctrl 键或者使用快捷键 Ctrl+Q 就会开启全局搜索模式。
资源管理器。在任意资源管理器中直接输入关键字就会开启匹配搜索模式，匹配无结果就会开启全局搜索模式。
打开/保存对话窗口。在任意软件的打开/保存对话窗口，对话窗口下面会显示全局搜索模式的对话框。

Listary 值得一说的特性

搜索不区分大小写，关键词的顺序不影响搜索结果，支持模糊搜索。
支持汉语拼音首字母搜索，比如“wyyyy”匹配”网易云音乐“，但不支持完整拼音。
在资源管理器界面，双击左键和点击鼠标滚轮键都可以显示 Listary 的菜单。
选中搜索后的结果，按键盘上的方向键 → 会直接显示右键菜单，包括“打开所在文件夹”等功能。
显示打开/保存对话窗口，用资源管理器打开某一文件夹，这时的对话窗口路径就变成了你刚刚打开的文件夹。
显示打开/保存对话窗口，按快捷键 Ctrl+G 也可以把对话窗口的路径定位到最后打开的文件夹。
强大的过滤功能。在特定的关键词后加上符号 “ : ” 就可以使用特定的过滤功能。

五、行动建议

如果文章开头描述的就是你，那你可能需要先花一段时间集中梳理，但是不要着急：
① 执行初期：可将命名规范、习惯卡片打印出来贴至工作台前，提醒自己时刻按此规则整理文件；
② 每天整理10分钟：整理文件是个大工程，在初期，可先从个人、最近的工作开始着手，每天抽出10分钟。
③ 保持：一旦大功告成，后面的人生将无比轻松，无需整理，要坚持。

就像读哈姆雷特，一千个人心中有一千个哈姆雷特。
文件管理也如是，每个人都应该有自己的一套文件管理规范。